www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

المعالجة الآلية للفواتير -
بصورة آمنة وفعّالة واقتصادية

المعالجة الآلية للفواتير

تحسين عمليات معالجة الفواتير مع Doxis4

تكلف عمليات تسجيل الفواتير الورقية الواردة وفحصها وتقيّدها في البنك وحفظها بصورة يدوية وكذلك نسخها وتوزيعها على أكثر من قسم وأكثر من شخص للتدقيق عليها الكثير من الجهد والوقت وكذلك المال، والني يمكن استثمارها بطريقة أفضل في الشركة. ففي نهاية سلسة معالجة الفواتير بالطريقة التقليدية يتوجب على الموظف المختص بادراج البيانات المهمة داخل نظام الحسابات ونظام الدفع، وقد تنتج هنا بعض الأخطاء الكتابية أو عرقلة زمنية بسبب التأخير في عملية الإدراج.

بالإضافة لهذا كله قد يحدث قصور في الوصول إلى المعلومات المهمة المتعلقة بالفاتورة أمام الجهات التي اصدرت الفاتورة أو الزملاء أو حتى رؤساء العمل. وتؤدي هذه الرحلة الطويلة للفواتير خصوصاً في الشركات الكبرى ذات الفروع العديدة إلى تأخر تسديدها وخسارة التخفيض النقدي نتيجة سدادها في الموعد المحدد، مما يعكس انطباعاً سلبياً أو يؤثر سلباً على العلاقات مع الموردين. كما يتأثر تخطيط السيولة من الفواتير متأخرة الدفع، حيث يصعب تحديد حجم الحسابات الدائنة. وتحت هذه المعطيات يصبح تخطيط التدفق النقدي بصورة دقيقة صعباً للغاية.

مع برنامج Doxis4 InvoiceMaster للمعالجة الآلية للفواتير يمكن للشركات معالجة الفواتير الواردة سواءً مع أو بدون وصل السند وكذلك معالجة فواتير الدفعات أو مجموعة كاملة من الفواتير بصورة آلية ويومية. ولايهم هنا حجم الفواتير، سواءً كانت عبارة عن مستند مكون من صفحة واحدة او حتى مئات الصفحات، في حالة فواتير البناء على سبيل المثال. ويتم معالجة مختلف صيغ الملفات باختلاف قنوات التوريد مثل البريد العادي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني وغيرها من الصيغ الإلكترونية. وبحسب كل شركة على حدة يمكن تحديد ما إذا كانت عملية معالجة الفواتير ستتم بصورة مركزية من خلال الخدمات المشتركة في مكان واحد فحسب لكامل الشركة أو حتى بصورة غير مركزية.

معالجة الفواتير في أربع خطوات فقط

يمكن تلخيص عملية معالجة الفواتير الواردة في أربع خطوات هي:

  • أولاً رقمنة المستندات الورادة من خلال مسحها ضوئياً
  • ثانياً التعّرف على المورّد وبيانات الفاتورة ذات الصلة
  • ثالثاً فحص الفاتورة بدعم من عملية سير العمل
  • حفظ الفاتورة وسند الدفع وأرشفتها بصورة قابلة للمراجعة.

في بداية عملية المعالجة يتم استخدام تطبيق Doxis4 Capture لمسح المستندات ضوئياً. ويدعم التطبيق مختلف السيناريوهات المحتملة، مثل المسح الضوئي مركزياً أو من أكثر من موقع في الشركة، بحسب ما تستدعي الحاجة. بعد فحص الفاتورة والتأكد من صحة الجهة الورادة منها بنجاح كبداية لعملية معالجة الفاتورة يتم أثناء هذا بالتوازي أرشفة الفاتورة داخل مستودع المحتوى من Doxis4 وكذلك حفظها داخل السجلات الإلكترونية من Doxis4، تحت سجل المورّد المعني.

في الخطوة التالية يتم التعرف على النص من خلال قارئ التعرف الضوئي على المحارف. ويستخدم بعد هذا برنامج Doxis4 InvoiceMaster Read من أجل قراءة (استخراج) البيانات المطلوبة لمعالجة الفاتورة والتحقق من صحتها (التقييم). ويجري على الدوام تحسين كفاءة التعرّف الآلي من خلال الجمع بين الاجراءات العامة والتخصصية. ويتم فحص الفواتير والتدقيق فيها بحسب المعطيات القانونية الملزمة في كل دولة وكذلك بحسب التوجيهات التنظيمية داخل الشركة نفسها. ويتم رفض معالجة الفواتير الناقصة أو المليئة بالأخطاء. ويمكن إنشاء المراسلات بصورة آلية سواءً كصيغة رسائل بريد أو فاكس أو رسائل إلكترونية بواسطة نماذج نسخ المراسلات المحفوظة في النظام.

ويتم الاستفادة من بيانات الفواتير المتاحة بواسطة قارئ التعرف الضوئي للمحارف، حيث يتم تصنيفها بحسب المورّد ومقارنتها بصورة آلية مع بيانات المورّد الأساسية المحفوظة داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نظام المحاسبات. ويتم معالجة الفواتير الصادرة من مورّدين خارجيين بحسب اللغة المناسبة والعملة المختارة وكذلك بحسب أسعار الضريبة السارية، ويمكن إنجاز العملية مثلاً داخل أوروبا بدعم من اجراءات SEPA.

الهدف: ترحيل الفواتير بصورة آلية

بعد الإنتهاء من الفحص والتدقيق، يتم تقييم الفواتير وسندات الوصل فقرة بفقرة مع بيانات الطلبية المدرجة داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات. وعند تطابق البيانات الكامل وعدم وجود فروقات في السعر والكمية وغيرها يتم تحويل بيانات الفاتورة إلى قسم الحسابات. ويمكن هنا ترحيل الفواتير آليا وبصورة كاملة وإضافتها إلى نظام الحسابات.

وفي حالة استدعى الأمر عملية إضافية لتقييم الفواتير المعنية، مثلاً البحث عن الأخطاء أو تصحيحها من خلال التعليم عليها بلون معين أو البحث عن المورّد وكذلك مستلم الفاتورة، فيمكن إتمام هذا من خلال مكان عمل إضافي مخصص لهذا الغرض. ومن ثمّ يتم ادراج الفواتير المدقّقة في عمليات سير العمل المعنية. Iويمكن ادراج عمليات فحص الفواتير مع مختلف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، مثلاً مع نظام SAP بواسطة Doxis4 InvoiceMaster SAP Control أو حتى دمجها بصورة جزئية بناءً على الناحية التقنية من خلال Doxis4 InvoiceMaster Control.

فحص الفواتير

تعنى عملية فحص الفواتير بالتدقيق في صحتها وصحة المبلغ المذكور فيها، مثلاً من خلال التأكد من عدم وجود فروقات بين السعر والكمية المتفق عليها وكذلك ادراج حساب الفواتير بدون سند الوصل والموافقة على تسديد الفاتورة أو رفض تسويتها وأخيراً أرشفتها بما يتوافق مع المتطلبات الضريبية.

وتتم عملية تحرير الفواتير بحسب التوجيهات التنظيمية للشركة: وتشمل عملية الموافقة على الفاتورة مختلف الاحتمالات الممكنة، سواءً المرتكزة على مبدأ قيام شخصين بإقرار وتحرير أي فاتورة أو حتى المرور على هيكل معقد ومتفرع لخطوات تحرير الفاتورة فقرةً بفقرة. كما يقدم Doxis4 InvoiceMaster Controlخاصية الإنابة في حال غياب الموظف المعني ويدعم سلات مهام جماعية.

دفتر مراقبة الفواتير

يعتبر دفتر مراقبة الفواتير جزءً أساسياً من برنامجDoxis4 InvoiceMaster Control ويقدم من خلال عرض واحد معلومات شاملة حول كامل الفواتير، سواءً تلك التي لا تزال في إطار المعالجة او حتى تلك الجاري فحصها وتقييمها.

إقرار الفواتير أثناء التنقل

يمكن الآن تحرير فاتورة ما من خلال خاصية إقرار الفواتير أثناء التنقل ومن خارج المكتب بهدف تسريع العمليات. حيث يوفر برنامج Doxis4 InvoiceMaster Control تطبيقاً خاصاً لإقرار الفواتير يعمل على نظام الويب خاص بالهواتف الذكية والأجهزة اللوحية ومختلف أنظمة تشغيلها (ويندوز، أندرويد، iOS أو بلاكبيري).

وبعد الإنتهاء من فحص الفاتورة سيتم حفظ تاريخ المعالجة إلى نسخة الفاتورة المحفوظة في الأرشيف بصورة قابلة للمراجعة. كما يتم أرشفة بيانات الحسابات المعنية والبيانات التعريفية بالمستند مع سندات الوصل. وبهذا يمكن تتبع خطوات عملية فحص الفواتير في أي وقت وبصورة متكاملة.

توسيع مجال المعالجة الآلية للفواتير

يقدم برنامج Doxis4 InvoiceMaster كامل الوظائف المطلوبة في حل واحد وشامل. ويتم تحقيق أعلى مستوى أداء بفضل الواجهات الشاملة القادرة على التكامل مع مختلف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل نظام SAP ونظام Infor ونظام Dynamics NAV/AX من مايكروسوفت أو حتى نظام Oracle E-Business Suite.

وتمثل المعالجة الآلية للفواتير الأساس التقني لمعالجة شاملة وموحّدة لكامل الواردات بمختلف مصادرها وصيغها. ويمكن الوصول إلى ادارة شاملة ومتكاملة لمحتوى المؤسسات داخل الشركة بهدف تحسين عمليات الأعمال والمستندات المتعلقة بها من خلال استخدام حلول السجلات الإلكترونية و حلول ادارة عمليات الأعمال والمهام  وحلول ادارة المستندات .

لمعرفة المزيد حول المعالجة الآلية للفواتير من Doxis4

الفوائد

  • معالجة الفواتير الواردة بسرعة فائقة وبجودة عالية وتكاليف أقل
  • الربط بين مختلف قنوات التوريد: البريد العادي والإلكتروني والفاكس
  • توافق مع الصيغ القانونية المتعارف عليها وسائل الدفع العالمية
  • عرض متكامل وشفافية عالية من خلال دفتر مراقبة الفواتير المحدّث يومياً
  • فحص الفواتير والتدقيق فيها بحسب المعطيات القانونية الملزمة
  • إقرار الفواتير أثناء التنقل بواسطة الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي
  • تكامل سلس مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وأنظمة الحسابات
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Dürr Dental AG

Dürr Dental has automated the processing of delivery notes and incoming invoices and has integrated the Doxis4 solution with the leading IFS ERP system.

اقرأ المزيد »

الخصائص والمميزات

  • أنواع السندات وقنوات التوريد واللغات

    يعالج Doxis4 InvoiceMaster حسابات التكاليف وفواتير الموردين بغض النظر عن سند الطلبية، ويمكنه أيضاً معالجة فواتير الدفعات أو مجموعة كاملة من الفواتير والفواتير المعدلة. ويتم معالجة مختلف صيغ الملفات باختلاف قنوات التوريد مثل البريد العادي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني وغيرها. كما يمكن لـ Doxis4 من معالجة الصيغ الإلكترونية الموضوعة قانونياً. ويتوافق كذلك مع وسائل الدفع العالمية. ويتميّز برنامج Doxis4 InvoiceMaster بتعددية اللغات مما يجعله الحل الأنسب للشركات متعددة الجنسيات والعاملة على مستوى العالم.

  • من معالجة الفواتير آلياً وصولاً إلى ترحيلها بصورة آلية

    تجري عملية قراءة الفواتير بواسطة Doxis4 InvoiceMaster بصورة آلية: ابتداءً بتصنيف السندات والتعرف على النص مروراً باستخراج البيانات ومعالجة المعلومات ذات الصلة وصولاً إلى عملية الفحص والتقييم. ويتم تحسين قدرة وكفاءة التعرف على الفواتير بصورة مستمرة من خلال الجمع بين أساليب التحليل المختلفة والاجراءات القابلة للتعلم ذاتياً وإمكانية "تدريب" النظام على التعرّف على الفواتير غير المعروفة. كما أن هناك العديد من وسائل الفحص والتقييم للتأكد من صحة الفواتير وإكتمال بياناتها وفقاً للمعطيات القانونية الضريبية وغيرها. وتقوم هذه الوسائل كذلك بصورة متواصلة بمقارنة بيانات الفاتورة الرئيسية مع البيانات المحفوظة في داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات، لتفادي الوقوع في أي اخطاء منذ البداية وكذلك لتقليص الجهد عند فحص الفواتير اللاحقة والموافقة عليها. وفي حالة الفواتير ذات سندات الوصل المتكاملة والمتوافقة كلياً، يمكن فوراً ترحيلها للسداد بصورة آلية.

  • فحص الفواتير والموافقة عليها

    يدعم Doxis4 InvoiceMaster مختلف سيناريوهات الموافقة على الفواتير وإمكانيات إقرارها، بحسب ما يتناسب مع هيكلية كل شركة أو مؤسسة، وبما يشمل مختلف الاحتمالات الممكنة، سواءً المرتكزة على مبدأ قيام شخصين بإقرار وتحرير أي فاتورة أو حتى المرور على هيكل معقد ومتفرع لخطوات تحرير الفاتورة فقرةً بفقرة. ويمكن بفضل الاجراءات المخصصة ادراج موظف أخر في عمليات الفحص في حالة استدعت الضرورة. كما يقدم Doxis4 InvoiceMaster خاصية الإنابة في حال غياب الموظف المعني ويدعم وظائف سلات المهام الجماعية. وبفضل تطبيق ويب خاص من Doxis4 InvoiceMaster يمكن الموافقة على الفواتير حتى أثناء التنقل، بغض النظر عن مكان التواجد أو التوقيت، حيث تتم الموافقة على الفاتورة برسالة إلكترونية بواسطة Doxis4 Mobile Workflow Access.

  • تحليل البيانات بصورة رسومية

    يمكن بنقرة زر واحدة الحصول على تقارير رسومية مسبقة التهيئة على شكل مخطط دعائمي أو خطي أو دائري أو مبعثر، للحصول على صورة أوضح حول اجراءات معالجة الفواتير وإمكانيات تحسين العمليات وتسريعها، من خلال عرض مثلاً: ماهو مدى فعالية اجراءات معالجة الفواتير الواردة؟ ماهي المعوقات أو المشاكل الطارئة؟ ما هي الفواتير التي قد تؤدي لخسارة التخفيض النقدي؟ ماهي نسبة الفواتير التي يتم ترحيلها آلياً نظراً لوجود سند الوصل؟ وهنا يساهم Doxis4 بصورة مباشرة في تحسين عملية معالجة الفواتير بصورة عامة وكذلك اجراءات التحكم للحصول على معالجة سريعة وفعّالة على كامل مسار العملية.

  • شهادة „Ready for E-Invoicing“

    قامت شركة EBNER STOLZ المعروفة بالتأكد على أن معالجة الفواتير الإلكترونية مع Doxis4 تتم بما يتوافق مع متطلبات المادة رقم 14، فقرة رقم 1 من قانون ضريبة المعاملات الألماني. قام المحاسبون القانونيون باختبار أداء منتجات البرنامج من Doxis4 عند "استخدامها المناسب وفيما يتعلق بعمليات المراقبة التنظيمية المحدّدة لدى الشركات العملاء في معالجة الفواتير الإلكترونية الواردة والصادرة وأرشفتها بما يتوافق مع متطلبات المادة رقم 14، فقرة رقم 1 من قانون ضريبة المعاملات الألماني، وبحسب ضوابط قانون التسهيل الضريبي من عام 2011 وكذلك بحسب التوضيحات التكميلية التي نشرتها وزارة المالية الألمانية في رسالتها الرسمية بتاريخ 2 يوليو 2012". إفادة شركة EBNER STOLZ: "اثبت وحدات حزمة Doxis4 iECM عند اختبارها قدرتها على تقييد الحسابات وفق القانون بكل كفاءة وفعالية."

  • أرشفة إلكترونية معتمدة قابلة للمراجعة

    يتم توثيق كامل خطوات عملية المعالجة الآلية ابتداءً من تسجيل الفواتير الورادة وتخصيصها وفحصها وتسديدها بصورة شفافة وكذلك أرشفتها بصورة قابلة للمراجعة. ويعمل أرشيف Doxis4 على ادارة آجال الحفظ بصورة آلية، بحيث يتم حفظ المستندات المتوجب بحفظها بصورة آمنة بحسب اللوائح القانونية المتوافقة مع مراقبة الإلتزام وسياسات الشركة واحتياجات القطاع. وقد حصلت بهذا حزمة Doxis4 iECM على شهادة IDW PS 880 من الشركة العالمية المرموقة ديلويت أند توش للمحاسبة والتدقيق. حيث تتم الأرشفة الإلكترونية في Doxis4 وفقاً لحماية معالجة البيانات وكذلك قانون الضرائب الألماني والقانون التجاري والقواعد الأساسية للوصول للبيانات وقابلية فحص الوثائق الرقمية والقواعد الأساسية لنظام المحاسبة بحسب القانون.

مميزات المعالجة الآلية للفواتير

ابتداءً بالمعالجة الآلية والمتكاملة للفواتير ووصولاً إلى ترحيلها آلياً (فقط للفواتير ذات سندات الوصل).

الإنتقال إلى المعالجة الآلية للواردات

تتيح معالجة الفواتير الإنتقال إلى معالجة آلية أشمل لجميع الواردات داخل كامل الشركة. يعتمد برنامج Doxis4 InvoiceMaster بصورة تقنية على الحل الشامل Doxis4 Inbound Center

فبفضل تطبيق Doxis4 Inbound Center يمكن تسجيل وتوزيع كامل واردات البريد العادي والبريد الإلكتروني ورسائل الفاكس إلى الشركة. ويتم الجمع بين المستندات الورقية الممسوحة ضوئياً والمستندات الإلكترونية في عملية واحدة للتأكد من الحصول على صيغة ملف موحّدة. ولا تستفيد الشركات الكبرى فحسب من مميزات المعالجة الآلية والحلول المتوفرة لها، بل كذلك الشركات متوسطة الحجم.

وتشمل هذه الفوائد: تقليص زمن النقل والإنتظار. توفير المستندات الواردة فوراً للمعالجة في صيغة موحّدة وتوزيعها بحسب المحتوى والعملية المعنية بها بمجرد وصولها. الأمر الذي يؤدي لتسريع انجاز العمليات بصورة واضحة. ويتم تخصيص المستندات للعملية المعنية بها، ويمكن للشخص المختص الإطلاع مباشرةً على كامل المعلومات المتعلقة بها. 

لمعرفة المزيد حول المعالجة الشاملة للبريد الوارد مع Doxis4

الفوائد

  • المعالجة الموحّدة لمختلف القنوات للحصول على صيغة ملفات موحّدة
  • المعالجة الآلية من خلال تصنيف المحتوى
  • تخصيص المستندات وتوزيعها بصورة سريعة يعمل على تسريع معالجة العمليات ويرفع شفافية المعلومات
  • تكامل مباشر مع عمليات الأعمال

لمحة عامة حول المعالجة الآلية للفواتير من Doxis4

قراءة الفواتير (Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • معالجة شاملة لجميع الصيغ لكامل الفواتير الواردة من مختلف المصادر، رسائل بريدية أو فاكس أو رسائل إلكترونية
  • معالجة لمختلف أنواع الفواتير: سواءً مع أو بدون سند الطلبية وفواتير الدفعات أو مجموعة كاملة من الفواتير
  • يدعم تسجيل الفواتير المبكر أو اللاحق
  • خاصية التعرّف على المحارف خصوصاً للسندات الممسوحة ضوئياً
  • استخراج كامل البيانات المهمة والمتعلقة بالمعالجة، مثل بيانات المورّد وإسم المستلم وكذلك البيانات الرئيسية والفقرات المعنية وغيرها
  • قدرة تعرّف آلية قابلة للمراقبة والتحسين
  • إمكانيات دفع مختلفة، مثل وجود مربعات خاصة برقم الحساب البنكي الدولي ورمز السويفت والتدقيق في رقم الحساب البنكي للمورّد بصورة روتينية وكذلك الرقم الدولي
  • فحص الفواتير وتقييمها بحسب القوانين الضريبية واللوائح التنظيمية للشركة
  • زبون تقييم خاص لفحص السندات والتدقيق فيها
  • معالجة مستقلة عن نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نظام الأرشيف المستخدمة في الشركة
  • تعددية اللغات والعملات ومعدلات الضريبة
  • مقارنة البيانات مع البيانات الرئيسية المحفوظة في نظام تخطيط موارد المؤسسات من خلال واجهات معتمدة لنظام SAP وواجهات شاملة لمختلف الأنظمة الأخرى

فحص الفواتير وتقييمها (Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • الفواتير مع أو بدون سند الوصل
  • استراتيجيات الموافقة على الفاتورة بصورة قابلة للتهيئة
    • على مرحلة واحدة أو عدة مراحل
    • إيجاد الشخص المختص بصورة آلية
    • مراحل الموافقة على الفاتورة وحدود المبلغ المعني
    • التعرّف على أي مفارقات في السعر والكمية والتحقق منها
    • مبدأ قيام شخصين بالموافقة على الفاتورة
  • العمل في إطار سلات المهام الفردية أو الجماعية، إيصال مباشر للفواتير
  • المساعدة في اجراءات الإدراج في الحساب من خلال المقترحات ومربعات البحث
  • قوائم مقسمة لادراج الحسابات، بيانات فردية لادراج الحسابات أو غيرها
  • التحكم والمراقبة من خلال التقارير والمحفوظات
  • آليات تصعيد مرنة
  • Iإضافة تعليقات فردية على كل خطوة في العملية
  • إنشاء المستندات لمراسلة المورّدين
  • موافقة متوازية على الفاتورة من خلال إرسال العملية إلى أكثر من شخص مختص
  • خاصية الإنابة
  • المشاركة في اجراءات المعالجة حتى أثناء التنقل من خلال واجهة ويب مطوّرة
  • التكامل مع زبائن Doxis4 مثل زبون ويندوز Doxis4 winCube وزبون الويب Doxis4 webCube
  • دعم خاصية الدفع العالمية من خلال مربعات رقم الحساب البنكي الدولي ورمز السويفت

الواجهات

  • واجهات معتمدة لنظام SAP
  • واجهات شاملة لمختلف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى من خلال وصلات شاملة
  • استخدام مرّن حتى مع أنظمة الأرشيف الخارجية
  • نقل مريح وسلس لكافة بيانات العملية من داخل نظام SAP بواسطة Doxis4 SAP Remote Control

للاستفسارات حول المعالجة الآلية للفواتير وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول معالجة الفواتير وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة حية.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact