www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

المعالجة الإلكترونية للبريد الوارد من Doxis4

المعالجة الإلكترونية للبريد الوارد من Doxis4

معالجة آلية شاملة بنقل المستندات الورقية
إلى داخل سلة البريد الرقمية

يتوجب توزيع وإرسال المستندات الواردة مثل الرسائل البريدية ورسائل الفكس وغيرها إلى الموظف المختص في أقصر وقت ممكن، من أجل انجاز العمليات بصورة فعّالة وسريعة. ومن خلال المعالجة الآلية للواردات من Doxis4 يمكن معالجة كامل البريد الوارد من مختلف القنوات بصورة موحّدة وشاملة: ابتداءً بتسجيل البريد الوارد وأرشفته وانتهاءً بتوزيعه وارساله إلى الجهات المختصة في الشركة.

تقوم المعالجة الإلكترونية الشاملة من Doxis4 بتوحيد الصيغ وتوفر بهذا الوقت وتعمل على تسريع عمليات الأعمال وتحسينها وتحقق مستوى شفافية عالي فيما يتعلق بمجرى سير العمل وحالة المعالجة وتوفر بهذا جودة أفضل للعمليات. يمكن تقليص الحد الأدنى لوقت الإنتاج والتكاليف الناتجة بصورة واضحة من خلال التخلص من مهام توزيع البريد يدوياً والعمليات المتكررة وغيرالانتاجية الأخرى مثل تسجيل البيانات وتوزيع البريد يدوياً وغيرها.

ويمكن للشخص المختص الإطلاع على المستندات الواردة وكافة بياناتها الوصفية مباشرةً بعد إتمام عملية الرقمنة. ويمكن من خلال صيغ المستندات الموحّدة انجاز العمل من على شاشة الكمبيوتر دون الحاجة للتنقل بين العالم الرقمي والعالم الورقي.

خطوات سير المعالجة الآلية للبريد الوارد: وتبدأ عملية المعالجة من خلال المسح الضوئي للمستندات بواسطة Doxis4 Capture. ويدعم التطبيق مختلف السيناريوهات المحتملة، مثل المسح الضوئي مركزياً أو من أكثر من موقع في الشركة، بحسب ما تستدعي الحاجة. ويستخدم النظام عمليات مرتكزة على المحتوى أو عمليات متخصصة أو يدوية من أجل توزيع المستندات الرقمية إلى الشخص المعني بها أو الجهة المختصة بصورة آلية. وفي حالة المستندات المهيكلة يمكن استخراج كامل المعلومات ذات الصلة وتقييمها. ويتم استخدام تقنيات فعّالة وعالية الدقة في اجراءات التصنيف والاستخراج، حيث يمكن الجمع بين الاجراءات المتخصصة بحسب المحتوى والآليات المرتكزة على القواعد المحددة مسبقاً.

Iففي إطار معالجة الواردات من Doxis4 يقوم تطبيق Doxis4 Capture بتسجيل المستندات الورقية من خلال مسحها ضوئياً وبهذا رقمنتها. ويقوم Doxis4 Inbound Center بدمج المستندات الإلكترونية ودفق البيانات من خلال تطبيق Doxis4 InputConnect. كما يقوم Doxis4 InboundMaster بتخصيص وتوزيع المستندات بحسب محتواها وكذلك قراءة البيانات اللازمة بصورة آلية.

لمعرفة المزيد حول المعالجة الآلية للبريد الوارد من Doxis4

الفوائد

  • معالجة يومية لكامل المستندات الواردة أولاً بأول
  • تصنيف آلي من خلال استخراج البيانات وتخصيصها إلى عمليات الأعمال والمهام المعنية والجهات المختصة
  • الحصول على معلومات شاملة من خلال إمكانية الوصول إليها فوراً
  • تقليص زمن المعالجة والإنتاج
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Dürr Dental AG

Dürr Dental has automated the processing of delivery notes and incoming invoices and has integrated the Doxis4 solution with the leading IFS ERP system.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
City of Göttingen

Göttingen City Council relies on eGovernment and has introduced records management with electronic records
and electronic complaint management from SER.

اقرأ المزيد »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »

الخصائص والمميزات

  • حل شامل لواردات البريد وغيرها من المستندات

    ويمكن استخدام معالجة الواردات من Doxis4 في مختلف المجالات المتعلقة بالمستندات مثل الرسائل البريدية ورسائل الفاكس والبريد الإلكتروني وغيرها، ويشمل هذا الفهرسة الآلية للمستندات وكذلك حفظها في الأرشيف الإلكتروني أو في مستودع المحتوى. وفي إطار السجلات الإلكترونية ومعالجة العمليات الإلكترونية يمكن تخصيص المستندات الواردة آلياً بحسب العمليات المعنية، مثلاً الطلبيات، أو توسية الحوداث وغيرها، أو بحسب السجلات المعنية، مثل سجلات العملاء أو سجلات الموردين وغيرها. أما البريد الوارد المتعلق بالدائنين أو المدينين فيمكن في الغالب معالجته آلياً. ويمكن أتمتة بعض عمليات الأعمال المتعلقة مثلاً بمعالجة الطلبيات والعقود من خلال التحليل المتكامل لمحتوى النصوص بواسطة خاصية التصنيف والاستخراج. 

  • التصنيف الآلي

    تعمل خاصية التصنيف على تخصيص المستندات من خلال محتواها إلى عمليات الأعمال وأقسام الشركة المعنية والجهات المختصة وغيرها بصورة آلية، حيث يمكّن الجمع بين اجراءات التصنيف المختلفة، مثل تصنيف النماذج وتصنيف عمليات البحث الترابطية تصنيف نماذج التعريف وتصنيف حجم الصور والتبويب بحسب العبارات، من الإستفادة من جميع خصائص المستند ذات الصلة للحصول على التخصيص الأمثل لنطاق المستند، بما يشمل النماذج المهيكلة والنصوص الحرة غير المهيكلة.

  • اجراءات ذكية للإستخراج

    يستخدم Doxis4 اجراءات تخصصية ذكية لقراءة محتوى البيانات بصورة آلية أو ما يعرف بالإستخراج، ويمكن اجراء العملية بنجاح حتى في حالة تغيير تصميم المستند الأصل أو رداءة جودته. ويمكن لـ Doxis4 InboundMaster بواسطة أمثلة من المستندات المختلفة معرفة السياق التي تذكر فيه المعلومات المعنية وتطبيق هذه المعرفة على المستندات الجديدة غير المعروفة. وهناك اجراءات ذكية أخرى لاستخراج المعلومات منها مثلاً: استخراج الجداول، والتي يتم من خلالها قراءة جداول طويلة ومعقدة جداً بصورة آلية ومعرفة محتواها. وبواسطة خاصية التحليل لأكثر من حقل وكذلك تحليل العناوين المتطورة يمكن المقارنة بين مكونات البيانات القياسية و/أو البيانات الخاصة والمتعلقة بالعميل.

  • تقييم مضمون

    بعد استخراج البيانات يأتي دور عملية الفحص أو التقييم الآلية، حيث يتم موضعياً على سبيل المثال تقييم مجالات القيم السارية وقيود الصيغة اجراءات تدقيق الأرقام وغيرها، وكذلك مقارنة البيانات المستخرجة مع قاعدة البيانات ومكونات البيانات المتاحة على الشبكة. وتسعى عملية التقييم يتم التأكد دوماً من دقة وصحة البيانات وكيفية حمايتها أثناء استيراد البيانات الرئيسية مثلاً أو الربط التفاعلي للبيانات التشغيلية المتعلقة بالعميل. فعلى سبيل المثال إذا لم يتم قراءة سند معين كاملاً وبصورة آلية، يمكن في هذه الحالة تكملة البيانات أو تصححيها والتأكد من صحتها مباشرةً داخل تطبيق Doxis4 InboundMaster. 

  • أرشفة إلكترونية معتمدة قابلة للمراجعة

    يتم توثيق عملية معالجة كامل الواردات بكل شفافية وكذلك أرشفة المستندات بصورة قابلة للمراجعة. ويعمل أرشيف Doxis4 على ادارة آجال الحفظ بصورة آلية، بحيث يتم حفظ المستندات المتوجب بحفظها بصورة آمنة بحسب اللوائح القانونية المتوافقة مع مراقبة الإلتزام وسياسات الشركة واحتياجات القطاع. وقد حصلت بهذا حزمة Doxis4 iECM على شهادة IDW PS 880 من الشركة العالمية المرموقة ديلويت أند توش للمحاسبة والتدقيق. حيث تتم الأرشفة الإلكترونية في Doxis4 وفقاً لحماية معالجة البيانات وكذلك قانون الضرائب الألماني والقانون التجاري والقواعد الأساسية للوصول للبيانات وقابلية فحص الوثائق الرقمية والقواعد الأساسية لنظام المحاسبة بحسب القانون.

إمكانيات الاستخدام المحتملة

يغطي Doxis4 كافة إمكانيات الاستخدام المحتملة في سياق معالجة البريد الوراد.

مجالات التطبيق داخل الشركة

التنفيذ داخل الشركة: مركزي (مكان واحد) غير مركزي
(في أكثر من مكان) أو موزع (في أقسام ومجالات منفردة).

التعهيد من خلال مقدمي الخدمة

التنفيذ عند أحد مقدمي الخدمة (الإستضافة) - توفير خدمات شاملة لمعالجة الواردات بما في ذلك قراءتها بصورة كاملة أو جزئية من خلال العملاء أو مستأجري الخدمة.

مشاركة الخدمات / التعهيد الداخلي

التوحيد والمركزة في إطار مشاركة الخدمات بواسطة قسم مركزي داخل الشركة أو المؤسسة. مع إمكانية التعهيد الداخلي، مما يعني توفير الخدمات للمستأجرين الخارجيين.

للاستفسارات حول المعالجة الإلكترونية للبريد الوارد وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول المعالجة الإلكترونية للبريد الوارد وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة حية.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact