www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

سجلات العقود الإلكترونية –
لإنشاء بنية متينة ورفع مستوى الشفافية في ادارة العقود

ادارة العقود بكل فعالية مع سجلات العقود الإلكترونية من Doxis4

ادارة العقود مع Doxis4

تهدف السجلات الإلكترونية من Doxis4 إلى إيجاد تنظيم مرتب وإنشاء بنية متينة ورفع مستوى الشفافية في ادارة العقود. وتخدم حلول Doxis4 الأرشفة الإلكترونية القابلة للمراجعة وعمليات البحث والمراقبة لكامل وثائق العقود. وتعتبر قمرة المعلومات المتضمنة لأهم بيانات العقود نقطة البداية الأمثل لداخل سجلات العقود الإلكترونية من Doxis4، فمنها يمكن الوصول مباشرة إلى كامل وثائق ومستندات العقود. ويتضمن سجل العقود كامل المعلومات المتعلقة بالعقد المعني بغض النظر عن صيغتها او مصدرها ويمكن من خلاله ادارة هذه المعلومات بصورة مهيكلة ومرتبة عبر كامل دورة حياة العقد. وتعمل كل من عارض المواعيد النهائية وادارة اشعارات التذكير بصورة آلية على عرض المواعيد والآجال القائمة. ويمكن متابعة عملية تحرير العقد والتغييرات الطارئة عليها وتوثيقها من خلال الوظائف الإضافية لسلات المهام وعمليات سير العمل.

الفوائد

  • قمرة معلومات تشمل كامل بيانات العقد المهمة
  • اشعارات تذكير ومراقبة الآجال النهائية بصورة آلية
  • مراعاة اللوائح القانونية وسياسات مراقبة الإلتزام
  • الوصول إلى العقود بغض النظر عن قسم الشركة أو مكان التواجد
  • أساس لتقارير الشركة المالية أو القانونية أو الإحصائية
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg is reforming its land registry with the electronic land registry record (elGA) based on SER eGovernment Europe's PRODEA software.

Best Practice »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »

خصائص ومميزات ادارة العقود من SER

  • حل شامل لكامل العقود بمختلف أنواعها

    من خلال حلول Doxis4 الشاملة يمكن للشركات من ادارة مختلف العقود والاتفاقيات، منها على سبيل المثال عقود الائتمان والاتفاقيات الإطارية واتفاقيات العملاء والموردين وعقود الإيجار سواءً للمباني أو المعدات أو السيارات، واتفاقيات الشركات والمؤسسات وعقود التأمين والتوظيف وعقود الرخص والصيانة.

  • إمكانية الوصول السهلة

    يمكن الوصول للعقود بصورة مهيكلة من خلال بيانات العقود الوصفية بغض النظر عن مكان التواجد. كما يمكن من خلال خاصية البحث عن كامل النص البحث عن المحتوى كامل محتوى المستندات وكذلك بياناتها الوصفية. ويتم تخصيص إمكانيات الوصول لسجلات العقود والمستندات المتعلقة بها من خلال صلاحيات الوصول. ويمكن الوصول للسجلات ووثائق العقود حتى دون اتصال، مثلاً من خارج المكتب إما عن طريق زبون الويب أو زبون الموبايل.

  • حماية البيانات والآمان

    يعمل مبدأ الصلاحيات المدرج في النظام من Doxis4 على حماية البيانات من الوصول إليها بصورة غير مسموحة عن طريق الأشخاص غير المعنيين. ويقوم سجل المراجعة المضمن في حلول Doxis4 لادارة العقود بتوثيق عمليات الوصول والتغييرات المحدثة على وثائق ومستندات العقود. كما تتم عملية حفظ المستندات والسجلات بصورة قابلة للمراجعة على صيغ بي دي إف أو صيغ بي دي إف إيه أو صيغ TIFF. ويعمل برنامج خاص مضمن للكتابة مرة واحدة والعرض أكثر من مرة (WORM) على حماية وثائق العقود من المسح سواءً المتعمد أو عن طريق الخطأ.

  • ادارة الآجال النهائية واشعارات التذكير

    يحوي Doxis4 على ادارة خاصة بالآجال النهائية واشعارات التذكير تعمل على مراقبة كامل وثائق العقود بصورة آلية وتقوم بإعلام الموظف المعنى بالعقود المحددة على المواعيد والآجال المتعلقة بها. وعند تجاهل اشعارات التذكير وعدم القيام بأي شيئ حيالها، يتم عندها إعلام الشخص المسؤول بصورة آلية، تحت ما يسمي بآليات التصعيد.

  • التكامل

    تتكامل ادارة العقود من Doxis4 مع برامج مايكروسوفت أوفيس ونظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات العملاء وادارة المنشأت وغيرها من النظمة والبرامج المعنية بالعقود المختلفة. ويمكن نقل بيانات العقود الأساسية وبيانات الأنشطة الضرورية من هذه البرامج إلى داخل Doxis4 بصورة آلية وتحديثها. وبفضل التكامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس يمكن نقل وثائق العقود مباشرة أثناء انشائها إلى داخل ادارة العقود من Doxi4. ويمكن بهذا الاستفادة مباشرةً من ادارة القوالب ومن نسخ الاصدارات الآلية.

ادارة العقود: بيانات العقود كاملة بنقرة زر

تعرض سجلات العقود من Doxis4 أهم بيانات العقود بصورة واضحة ومرتبة من خلال قمرة المعلومات، بما فيها الآجال النهائية واشعارات التذكير.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

تحسين العمليات المتعلقة بالعقود

يمكن عرض مختلف العمليات المتعلقة بالعقود سواءً المقننة أو المخصصة على Doxis4 وكذلك تنفيذها. وتسمح الوظائف المدرجة من نظام ادارة المستندات بمعالجة العقود رقمياً بصورة متكاملة، بما يشمل على سبيل المثال ادارج الملاحظات التوضيحية وانشاء القوالب ونسخ الاصدارات.

التقارير والتقييمات في ادارة العقود

تشكل خصائص التقييم المرنة والقابلة للتحديد بحسب الحاجة أساساً هاماً للتقارير المالية والقانونية والاحصائية، مثلاً عند استعراض نسب الضمانات.

Test
PreviewLupe
Screen

لمحة عامة حول ادارة العقود من Doxis4

ادارة العقود

  • حفظ كامل العقود ومختلف المستندات المتعلقة بها بصورة قابلة للمراجعة وبما يتوافق مع الللوائح القانونية
  • ادارة كامل مكونات العقود داخل هيكل سجل واحد بغض النظر عن صيغتها أو مصدرها، مثلاً مستندات الأوفيس أو رسائل البريد الإلكترونية أو المستندات الورقية الممسوحة ضوئياً أو مقاطع الفيديو أو غيرها
  • إمكانية اضافة مراجع، مثلاً عقود اخرى أو هياكل أو مجموعات أخرى
  • تخصيص توزيع المستندات على العمليات المتعلقة بالعقود دون إعادة حفظها لأكثر من مرة في الأرشيف 
  • قوائم مقترحة لقيّم فهرسة المستندات واختيارها عند اجراء عمليات البحث
  • إضافة سمات المستند لاحقاً أو حتى تغييرها

ادارة وثائق العقود

  • وظائف مدرجة من نظام ادارة المستندات، مثل الملاحظات التوضيحية ونسخ الاصدارات واخراج المستند مؤقتاً واعادة ادخاله
  • حفظ المستندات من داخل برامج مايكروسوفت اوفيس من خلال خاصية السحب والإفلات إلى داخل زبون Doxis4 بالإضافة إلى نقل موصفات الملفات بصورة اختيارية
  • البحث عن وثائق العقود المعنية عند معالجتها مباشرة داخل برنامج مايكروسوفت أوفيس بصورة اختيارية
  • حفظ المستندات بأكثر من صورة أو صيغة، مثلاَ الصيغة الأصل كملف ورد والصيغة النهائية كملف PDF

ادارة عمليات العقود

  • توثيق عمليات سير العمل المتعلقة بالعقود بصورة شفافة ومرنة
  • عرض عمليات سير العمل المقننة والمخصصة
  • عرض العقود الخاضعة للمراجعة والتسوية
  • سجل مراجعة بحسب كل زبون، من قام بتغير أي مستند ومتى وماهي التغييرات المحدثة

ادارة بيانات العقود

  • نقل بيانات العقود من الأنظمة والبرامج الأخرى المستخدمة في الشركة ومزامنتها، مثل قوائم الاكسل وغيرها
  • خاصية اشعارات التذكير وادارة الآجال النهائية
  • تصدير عياري للبيانات بهدف تقييمها، مثلاً على شكل قوائم اكسل
Contact