www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

السجلات الإلكترونية - كامل المستندات في مكان واحد

سجلات العملاء الإلكترونية من Doxis4

للبقاء دوماً على اطلاع حول بيانات العميل مع Doxis4

تلعب معرفة العملاء بصورة أفضل دوراً جوهرياً في تلبية احتياجاتهم على أكمل وجه وكسب رضاهم. ويمكن توثيق معرفة العميل وعلاقة العمل بصورة رقمية من خلال سجلات العملاء الإلكترونية من Doxis4 وادارة كامل البيانات فيها. وتقدم سجلات العملاء الإلكترونية من Doxis4 توثيق متكامل لعلاقة العمل مع أي عميل يمكن الوصول إليها والمستندات المتعلقة بها من أي مكان، بحسب الصلاحيات، على عكس السجلات الورقية المحفوظة في أماكن معينة أو في قوائم ملفات غير مرتبة أو في مخازن معلومات موزعة، مثلاً في نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات العملاء.

يمكن من خلال قمرة المعلومات التي تقدمها حلول Doxis4 الحصول على معلومات سليمة وشاملة حول العملاء وعقودهم ومشاريعهم. ويحتوي كل سجل عميل على ورقة غلاف تعرض على أهم بيانات العميل، التي تظهر حالما يتم فتح سجل العميل. ويمكن الوصول إلى سجلات العملاء إما بواسطة جهاز الكمبيوتر عن طريق زبون الويندوز Doxis4 winCube وزبون الويب Doxis4 webCube أو بواسطة الجهاز المحمول عن طريق زبون الموبايل Doxis4 mobileCube، أو حتى بواسطة خاصية فتح السجلات دون اتصال.

وبعكس المراسلات في برامج البريد الإلكتروني أو العروض في برامج معلومات المبيعات، مثلاً في نظام ادارة علاقات العملاء، أو الطلبيات في نظام ادارة المشتريات أو الفواتير في أنظمة المحاسبة المالية تقوم سجلات العملاء من Doxis4 بحفظ كامل المستندات والسندات المتعلقة بالعملاء بصورة هيكلية ومرتبة. ويتم تحديث سجلات العملاء بصورة آلية من خلال نقل المستندات وقيّم الفهرسة من داخل برامج البريد الإلكتروني ونظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات العملاء ونظام ادارة المحاسبة المالية، وكذلك حفظ البيانات بصورة قابلة للمراجعة. أما المستندات الورقية فيتم إضافتها إلى سجلات العملاء الإلكترونية من خلال المسح الضوئي. كما يمنح التكامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس إمكانية البحث عن المستندات مباشرة من داخل برنامج الورد أو الإكسل وغيرها. وبفضل الوصول المباشر للبيانات داخل الأنظمة الخارجية مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات العملاء وغيرها يمكن معالجة المستندات بصوة سريعة مهما كانت صيغتها. وبما يضمن توثيق كامل خطوات المعالجة والتعديل دون أي ثغرات وحفظخت وفقاً للأطر القانونية.

توفر سجلات العملاء الإلكترونية من Doxis4 هيكلاً موّحداً لحفظ المستندات يمكن تصميمه وتحديده بصورة فردية بحسب احتياجات كل شركة،كما يمكن للمستخدم تحديد طريقة عرض المستندات المتعلقة بالعميل بحسب ما يحب، فمثلاً يمكنه تحديد أن يتم عرض جميع uالعقود المتربطة بالعميل خلال الثلاثة أشهر المنصرمة بنقرة زر واحدة. وإذا تمت إضافة مستندات جديدة مثلاً تأكيد الاستلام لداخل سجل العميل على Doxis4، يتم على الفور وبصورة آلية إطلاع المستخدم برسالة إلكترونية.

لمعرفة المزيد حول سجلات العملاء الإلكترونية

الفوائد

  • الوصول لكامل بيانات العميل ومستنداته في أي وقت ومن أي مكان
  • الوصول إلى المستندات حتى من الأنظمة الخارجية والتكامل معها، مثلاً نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات العملاء وغيرها
  • حفظ كامل مستندات العملاء بصورة متكاملة بغض النظر عن صيغتها
  • اشعارات نشطة عند إضافة مستندات جديدة، مثلاً الطلبيات أو العقود أو غيرها
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg is reforming its land registry with the electronic land registry record (elGA) based on SER eGovernment Europe's PRODEA software.

Best Practice »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »

الخصائص والمميزات

  • بيانات العميل كاملة بنقرة زر

    تعرض سجلات العملاء الإلكترونية من Doxis4 من خلال قمرة المعلومات كامل المستندات المهمة المتعلقة بالعمل، مثل المراسلات والعروض والطلبيات والفواتير ورسائل الشكوى وغيرها، بصورة مهيلكة ومرتبة داخل القوائم المعنية. وتعرض سجلات العملاء عند فتحها ورقة غلاف رقمية تحتوى على أهم المعلومات حول العميل، مخصصة بصورة فردية بحسب كل عميل على حدة. ويمكن نقل البيانات بصورة آلية ومزامنتها بصورة دورية من داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات الموردين وغيرها. ويمكن للمستخدم تحديد طريقة عرض سجلات العملاء بالشكل المرغوب بكل سهولة ويسر، بحيث يتم عرض المعلومات المهمة والمحددة مسبقاً، على سبيل المثال أن يتم عرض جميع رسائل الشكوى خلال الاسبوعين المنصرمين.

  • معالجة طلبات العملاء بسرعة وفعالية

    عند استلام استفسار من أحد العملاء حول موعد التوصيل أو عند استلام رسالة الشكوى، فإنه من الممكن بمكان الرد بكل مهنية على هذه المراسلات بكل بسرعة من خلال الاطلاع على سجل العميل الإلكتروني. فبغض النظر عن مكان التواجد يمكن الوصول إلى المستندات على مدار الساعة، بحسب الصلاحيات الممنوحة، مما يسمح بادارة بيانات العميل والاستجابة لمتطلباته بصورة فعّالة تحت شعار "دائماً في خدمة العميل".

  • الأرشفة الإلكترونية والتوثيق بصورة قابلة للمراجعة

    تسمح السجلات الإلكترونية من Doxis4 بحفظ وتخزين جميع المستندات والسجلات المتعلقة بالعملاء بصورة قابلة للمراجعة ووفقاً لللوائح القانونية من فترات الحفظ المحددة زمنياً قانونياً إلى موعد انتهاءها. وتمكن خاصية سجل المراجعة السارية على كامل المستندات، من معرفة أي تغييرات قد تطرأ على أي مستند، مثل من قام بإضافة المستند ومتى بالضبط، من قام بتغييره أو حذفه. تعتبر الأرشفة الإلكترونية للمستندات بصورة قابلة للمراجعة شيئاً أساسياً للعمل وفقاً لللوائح القانونية وقواعد مراقبة الالتزام الداخلية في الشركة، وكذلك عند معالجة معايير الضمان في مسائل الشكاوي و حالات الضرر. 

  • تعدد مجموعات المستخدم المغلقة والصلاحيات

    تعتبر خاصية تعدد مجموعات المستخدم المغلقة شيئاً ضرورياً واساسياً في الشركات الكبرى والشركات متوسطة الحجم، ذات الشركات الفرعية التابعة لها والمستقلة قانونياً. وتتميز خاصية مجموعات المستخدم المغلقة بالسماح فقط للقسم المختص أو الشركة الفرعية المعنية باستعراض البيانات المحفوظة داخل مجموعة المستخدم المغلقة وتعديلها. ويمكن تحديد الفصل بين مجموعات المستخدم المغلقة تحت مبدأ الصلاحيات أو من خلال حفظ المعلومات بصورة منفصلة، مثلاً في قاعدة بيانات مختلفة أو وسائل تخزين أخرى. ولايوجد داعي لتحديد أو تغيير تصريحات الوصول ومصادقة المستخدمين في كل مرة من جديد. فداخل Doxis4 يمكن تصميم معايير الصلاحيات بصورة شاملة على مستوى المجموعات أو الأدوار أو الوحدات أو غيرها، الأمر الذي يمنح المستندات درجة أمان عالية.

  • عمليات سير عمل ذكية

    عند معالجة الطلبيات أو إعداد العقود والرد على المرسلات يتعاون الموظفين مع بعضهم البعض بغض النظر عن القسم الذي يعملون فيه. وتتطلب عملية العمل الجماعية المثقلة بالمستندات الكثيرة والمتنوعة خطة سير عمل إلكترونية لتسهيل انجاز العمليات والمهام في أسرع وقت ممكن. ويأتي Doxis4 Workflow كتكملة مثالية للسجلات الإلكترونية من Doxis4 ويسمح بتوزيع المهام ومعالجة العمليات على أكمل وجه. ولكل موظف صلاحياته المخصصة له داخل العملية الخاضعة للمعالجة بما يسمح لهم بالوصول لسجلات العملاء والقوائم والمستندات كل على حدة بحسب الصلاحيات. أما العملية نفسها فتصبح جزءً من السجل وذلك لتوثيق كامل التغييرات التي تطرأ عليها، مثل من قام بإضافة ماذا ومتى بالضبط ومن الذي اتخذ القرار في هذه الجزئية.

  • العمل كما في مايكروسوفت والبحث كما في جوجل

    يمكن أثناء معالجة أي مستند داخل برامج مايكروسوفت أوفيس، القيام بعملية البحث عن مستند معين مباشرة من داخل برنامج الورد أو الإكسل أو غيرها بواسطة البحث المتعدد أو البحث عن كامل النص، أو ما يعرف بتجميع النص، داخل كامل هيكلة القوائم في السجلات. وتساعد خاصية التصنيف المتنوعة وخاصية التجميع والفرز على التحكم بنتائج البحث في كمية المستندات الهائلة.

لمحة عامة حول سجلات العملاء الإلكترونية من Doxis4

ادارة سجلات العملاء

  • ادارة كامل المستندات والسجلات والعمليات من مختلف المصادر داخل هيكل سجل موّحد لكل عميل على حدة
  • عرض موضح لجميع بيانات العملاء من خلال قوائم السجلات أو ما يعرف بقمرة المعلومات
  • إمكانية الوصول للسجلات من أي مكان من خلال زبون الويب وزبون الموبايل
  • الوصول للسجلات دون اتصال: الوصول للسجلات الإلكترونية من خلال اخراجها مؤقتاً من النظام واعادة ادخالها بعد الإنتهاء، الأمر الذي يسمح بعرضها ومعالجتها مع خاصية الإقتران الآلية
  • خاصية مرنة وقابلة للتهيئة لعرض السجلات: بحسب الموضوع، مثلاً عرض العقود أو رسائل الشكوى  أو بحسب القسم، مثلاً المبيعات وخدمة العملاء، القسم المالي
  • خاصية الاشعارات بالبريد الإلكتروني للحصول على أخر المعلومات مثلاً أو عند تغيير حالة مستند معين أو عند تحريره والحصول على الموافقة عليه
  • تكامل وظيفي شامل داخل سجلات العملاء الإلكترونية، مثلاً من خلال عرض عنوان العميل أو مكان تسليم الطلبية على موقع خرائط جوجل

ادارة مستندات العملاء

  • تخزين كامل المستندات والسجلات بصورة قابلة للمراجعة وحفظها بصورة آمنة
  • وظائف مدرجة من نظام ادارة المستندات: حفظ السجلات بصورة يدوية أو بصورة آلية على شكل حزم، خاصية البحث والمعالجة وادارة الاصدارات وتاريخ المحفوظات وغيرها
  • تعددية اللغات،
    قابلية اليونيكود
  • تخصيص توزيع المستندات بصورة صحيحة على قوائم السجلات المتعددة دون إعادة حفظها لأكثر من مرة في الأرشيف
  • عارض مضمن لأكثر من300 صيغة حتى في حال عدم وجود البرنامج الأصلي للصيغة
  • تكامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس، مثلاً البحث عن المستندات وحفظها مباشرة من داخل برامج الاوفيس
  • إمكانية الربط مع Doxis4 Workflow، مثلاً لتحديد المواعيد ومعرفة المواعيد النهائية واشعارات التذكير
  • سلات مهام إلكترونية لمعالجة العمليات والمستندات المتعلقة بها
  • رقمنة المستندات الورقية من خلال برنامج مضمن للمسح الضوئي

مراقبة الإلتزام / الأمان

  • توفير الأمان بواسطة تصريحات الوصول الشخصية والمصادقة الإلكترونية للمستخدمين وبواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة للاتصال بين الخادم والزبون وكذلك نقل صلاحيات الوصول من النظم الخارجية
  • نظام صلاحيات مدعوم بالأدوار المعنية للمستخدمين وقابل للتخصيص حتى على أصغر المكونات، مثلاً على مستوى القوائم أو الملفات أو المستندات أو حتى بصلاحيات وصول مؤقتة وغيرها
  • خاصية سجل المراجعة لتتبع خطوات التوثيق: من قام بتغيير مستند معيّن وماهي التغييرات ومتى اجريت.

للاستفسارات حول سجلات العملاء الإلكترونية وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول سجلات العملاء الإلكترونية وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact