www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

سجلات الموظفين الإلكترونية —
ادارة المستندات الحساسة
بصورة فعّالة وأمنة

سجلات الموظفين الإلكترونية من Doxis4

سجلات الموظفين الإلكترونية من Doxis4

تسهل سجلات الموظفين من Doxis4 ادارة كامل البيانات والمستندات الحساسة المتعلقة بالموظفين أو المتقدمين على وظيفة بصورة أمنة وفعّالة. تقدم السجلات الإلكترونية وبنقرة زر واحدة عرض شامل لكافة المعلومات المتعلقة بالموظفين أو المتقدمين على وظيفة وكذلك إمكانية وصول مباشر إلى مستندات الموظفين المطلوبة، سواءً كانت مستندات التقديم على وظيفة أو عقود العمل، أو المراسلات الإلكترونية أو التدوينات من مقابلات العمل أو من مقومات المؤهلات في إطار تطوير الموظفين.

ومن خلال تخصيص مستويات الوصول يمكن فقط للمستخدمين المعنيين من الوصول إلى السجلات أو المستندات داخل سجلات الموظفين الإلكترونية وعرضها ومعالجتها، طالما لديهم الصلاحية لهذا. ويضمن مبدأ الصلاحيات هذا من ضمان حماية البيانات وفقاً لللوائح الداخلية ومنع عرضها لغير المخولين، وتقسيم مستويات الوصول إلى مستوى المدراء، مستوى الموظفين المختصين ومستوى بقية الموظفين. وتدعم سجلات الموظفين العمليات الآلية مثل مستندات بدء العمل، الخروج من العمل، مستندات اجازة الوضع وكذلك السندات الدورية لمقومات المؤهلات المطلوبة، وكذلك الحفاظ على المواعيد المهمة سواءً من الناحية القانونية أو الناحية التشغيلية. ويتم الربط مع العمليات المتعلقة بالموظفين دون أي تعقيدات بفضل الواجهات القياسية لأنظمة ادارة الموارد البشرية وكذلك بفضل نقل بيانات الموظفين الأساسيةومزامنتها بصورة دورية.

سجلات الموظفين من Doxis4:

  • حفظ كامل مستندات ووثائق الموظفين والمتقدمين على وظيفة بصورة قابلة للمراجعة داخل مجموعات مستخدم مغلقة بغض النظر عن صيغتها
  • وظائف قياسية لانشاء هياكل سجلات موّحدة
  • آلية حماية تمنع عرض المستندات أو حتى الوصول إليها لغير المعنيين
  • الربط مع نظام ادارة الموارد البشرية ونظام المحاسبة من خلال واجهات قياسية
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive relies on DMS archiving solutions, a globally networked, high-availability storage infrastructure and other SER solutions to optimise its processes all over the world.

Best Practice »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg is reforming its land registry with the electronic land registry record (elGA) based on SER eGovernment Europe's PRODEA software.

Best Practice »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »

خصائص ومميزات سجلات الموظفين الإلكترونية

  • قابلية استخدام فورية

    تعتبر سجلات الموظفين الإلكترونية جزءً من حلول مجموعة حلول Doxis4 المتاحة ويمكن استخدامها فوراً بعد تطبيقها. وقد تم تهيئة سجلات الموظفين الإلكترونية بناءً على مشاريع العملاء العديدة التي تم تنفيذها وتشمل من ناحية الهيكلة والوظيفية أهم المتطلبات القياسية المطلوبة والمرغوبة من سجلات الموظفين. إلا أنه يمكن لكل شركة على حدة تحديد وضبط التهيئة الأنسب لها في أي وقت. حيث يمكن اجراء أي تعديلات فردية بصورة مركزية وتطبيقها على كامل الشركة في ذات الوقت.

  • البحث عن المعلومات والوصول إليها بغض النظر عن مكان التواجد

    يمكن إيجاد سجلات الموظفين والمستندات المتعلقة بصورة مباشرة من داخل نظام ادارة الموارد البشرية أو بواسطة خاصية البحث عن كامل النص أو عن قيم الفهرسة داخل زبون Doxis. ويكمن الفرق بين عمليتي البحث، بأن عملية البحث الفهرسي تتم بسرعة للوصول إلى سجلات أو مستندات معينة، بينما تقوم عملية البحث عن النص الكامل، ما يعرف بتجميع النص، بالبحث داخل كامل محتويات المستند. بفضل Doxis4 يمكن تجميع مستندات الموظفين معاً والوصول إليها مركزياً، مثل شهادات التوصية أو الشهائد الإخرى أو الأهداف المتفق عليه مع الموظف المعني وغيرها من المستندات. كما تقدم سجلات الموظفين الإلكترونية من Doxis4 فوائد جمة للمؤسسات ذات الفروع العديدة، منها: إمكانية الوصول إلى سجلات الموظفين في الأرشيف في أي وقت بغض النظر عن مكان حفظها. ويمكن الوصول للمستندات بغض النظر عن مكان التواجد وحتى في حالة عدم الإتصال وبصورة إختيارية بواسطة زبون الويب أو زبون الموبايل في أي وقت، وذلك بحسب الصلاحيات الموزعة. كما تم تصميم سجلات الموظفين الإلكترونية لتتوافق بالصورة الأمثل مع الهياكل التقنية للشركة نفسها، كما يمكن حفظها على المدى الطويل بصورة مركزية أو بصورة موزعة على عدة أماكن أو كلاهما. 

  • آلية الأمان وحماية الوصول

    توفير حماية قصوى لبيانات الموظفين الحساسة بواسطة تصريحات الوصول الشخصية والمصادقة الإلكترونية للمستخدمين وبواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة للاتصال بين الخادم والزبون، وكذلك نقل تصريحات الوصول من أنظمة ادارة الموارد البشرية الاخرى. إلا انه يمكن منح المدراء الحق في الوصول المؤقت لبيانات الموظف المعني لأسباب انضباطية، او حتى منح الموظفين صلاحيات وصول مؤقتة لمعرفة الأحكام القانونية. ومن خلال خاصية سجل المراجعة يمكن توثيق العمليات بصورة قابلة للمراجعة، بحيث يتم تتبع من قام بإضافة مستند معين، أو فتحه، أو غيّره أو حذفه. ويهدف التوثيق المسجل إلى توفير شفافية أكبر لكامل خطوات العمل.

  • تعدد مجموعات المستخدم المغلقة والصلاحيات

    تعتبر خاصية تعدد مجموعات المستخدم المغلقة التي توفرها سجلات الموظفين الإلكترونية من Doxis4 شيئاً ضرورياً واساسياً في الشركات الكبرى والشركات متوسطة الحجم، ذات الشركات الفرعية التابعة لها والمستقلة قانونياً. وتتميز خاصية مجموعات المستخدم المغلقة بالسماح فقط للقسم المختص أو الشركة الفرعية المعنية باستعراض البيانات المحفوظة داخل مجموعة المستخدم المغلقة وتعديلها. ويمكن الانتقال بين أكثر من مجموعة مستخدم مغلقة بواسطة تحديد تصريحات الوصول ومصادقة المستخدمين. ويمكن تحديد الفصل بين مجموعات المستخدم المغلقة من قبل مبدأ الصلاحيات أو من خلال حفظ المعلومات بصورة منفصلة، مثلاً في قاعدة بيانات مختلفة أو وسائل تخزين أخرى. 

  • تكامل مع نظام الموراد البشرة ونظام دفع المرتبات وبرامج مايكروسوفت

    تتكامل سجلات الموظفين من Doxis4 مع جميع أنظمة الموارد البشرية وأنظمة دفع المرتبات. ومن خلال النقر على رابط نظام ادارة محتوى المؤسسات داخل سجلات الموظفين يمكن الانتقال إليها تلقائياً. وتتم عملية نقل بيانات الموظفين ومزامنتها بواسطة واجهات قياسية، يتم من خلالها أيضاً الوصول إلى المستندات المخزنة في الأرشيف، منها على سبيل المثال سندات دفع المرتبات. وبفضل التكامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس يمكن البحث عن المستندات أو الرسائل الإلكترونية من داخل تطبيقات مايكروسوفت مباشرة وكذلك حفظها وتخزينها. وتعمل ادارة القوالب على تسهيل وتقنين عملية إنشاء المراسلات والعقود وغيرها من المستندات. 

  • معالجة عمليات الموظفين والمستندات المتعلقة بها

    يمكن معالجة المستندات المتعلقة بالعمليات رقمياً وكذلك تنفيذها بصورة يدوية أو حتى آلية، كما يمكن ادارتها وارشفتها بصورة قابلة للمراجعة. ويمكن توزيع مستندات الموظفين وتخصيصها يدوياً بواسطة سلات المهام الإلكترونية. وتعمل سلات المهام الإلكترونية كما البريد الإلكتروني المعتاد، إلا أنها تتميز بخاصيتين مهمتين هما: إبقاء المستندات المرسلة أو المستلمة داخل نظام سجلات الموظفين والحفاظ عليها بصورة آمنة، بما يضمن عدم إطلاع أي طرف خارجي على المحتوى إطلاقاً. أما الخاصية الثانية فتتمثل في شفافية حالة معالجة المهام على عكس البريد الإلكتروني، فلا داعي لإعادة السؤال إذا ما تم تنفيذ المهمة أو لا.

بيانات الموظفين كاملة بنقرة زر

تعرض سجلات الموظفين من Doxis4 بيانات الموظفين المهمة على شكل قمرة معلومات، بما في ذلك المواعيد القائمة والمواعيد النهائية والتعليقات المضافة. ويتم عرض كامل مستندات الموظفين بصورة مرتبة وبغض النظر عن صيغتها داخل هياكل مقننة. ومن خلال الهياكل الموضوعة يمكن من خلال بنقرات قليلة الحصول على عرض شامل لمضمون السجل الافتراضي، والذي يمكن تخصيصه بالشكل المرغوب ليقوم بعرض البيانات المنفردة بحسب الحاجة، مثلا عرض عقود العمل المؤقتة والمنتهية خلال الشهر المنصرم.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

ادارة أفضل لشؤون الموظفين

يدعم سير العمل الإلكتروني العمليات المعتادة والمتكررة ويساعد في تسريع انجازها، مثلاً البدء في الوظيفة والخروج منها، دورات التعليمية والتاهيلية وغيرها. وبالإضافة إلى فوائد أتمتة العمليات، يتم الحفاظ على مستوى الجودة ذاته بغض النظر عن الموظف المختص أو عن مكان التواجد.

لمحة عامة حول سجلات الموظفين من Doxis4

ادارة سجلات الموظفين

  • ادارة موّحدة لكامل معلومات الموظفين والمستندات المتعلقة بهم بغض النظر عن صيغتها أو مصدرها داخل هياكل موحدة ومحددة مسبقاً
  • عرض مرتب لكامل بيانات الموظفين من خلال ما يعرف بقمرة المعلومات
  • ادارة مفصّلة للصلاحيات وحقوق الوصول لسجلات الموظفين والمستندات المنفردة حتى بصورة مؤقتة
  • نقل هياكل الصلاحيات من أنظمة الموارد البشرية المختلفة
  • حصر صلاحيات الوصول وتغيير البيانات بحسب بيانات الأشخاص، مثلاً مجموعة من الموظفين:
    • على السجل كاملاً
    • على قائمة السجل
    • على البيانات الأساسية للموظف

ادارة مستندات الموظفين

  • تخصيص توزيع المستندات بصورة صحيحة على قوائم السجلات المتعددة دون إعادة حفظها لأكثر من مرة في الأرشيف
  • توسيع المستندات وفهرستها على قيم فهرسة إضافية، مثلاً البيانات الوصفية، حتى أثناء استخدامها
  • حفظ المستندات بكل سهولة سواءً يدوياً أو آلياً على شكل حزم
  • حفظ المستندات من داخل برامج مايكروسوفت أوفيس من خلال خاصية السحب والافلات إلى داخل زبون Doxis4 وبما يضمن نقل خصائص المستند
  • البحث عن المستندات المعنية مباشرةً من داخل برامج مايكروسوفت أوفيس
  • حفظ المستندات بأكثر من صورة أو صيغة، مثلاَ الصيغة الأصل كملف ورد والصيغة النهائية كملف PDF
  • رقمنة المستندات الورقية من خلال برنامج مضمن للمسح الضوئي

ادارة عمليات التوظيف

  • الحفاظ على مواعيد حذف مستندات بعينها عند انتهاء مدتها بصورة آلية
  • عرض عمليات سير العمل الإلكترونية المتخصصة للعمليات المتكررة، مثلاً البدء في الوظيفة والخروج منها، إجازة الوضع، التدريب المهني وغيره
  • مراعاة عدم تجاوز الفترة الزمنية المحددة للعاملين في فترة دوام محددة
  • المراجعة بحسب الزبون، من قام بتغير أي مستند ومتى بالضبط.وماهي هذه التغييرات
  • خاصية اشعارات التذكير الآلية لسندات التأهيل والصلاحيات وغيرها

ادارة بيانات الموظفين

  • نقل بيانات الموظفين ومزامنتها من خلال الواجهات القياسية لأنظمة ادارة الموارد البشرية ونظام الحسابات المعروفة، مثل SAP HRM، Oracle Peoplesoft HCM، ADP PAISYوغيرها
  • الانتقال المباشر من داخل أنظمة ادارة الموراد البشرية والحسابات إلى داخل سجلات الموظفين في Doxis4 أو العكس
  • نقل آلي للمستندات المتعلقة بالموظفين، مثل سندات دفع المرتبات

للاستفسارات حول سجلات الموظفين الإلكترونية وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول عملية أرشفة بيانات SharePoint وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact