www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

لتحسين عمليات الشراء مع سجلات المشتريات الإلكترونية

سجلات المشتريات الإلكترونية من Doxis4

تحسين عمليات الشراء مع Doxis4

من التحديات الناشئة في عملية الشراء هو الحصول على المواد المطلوبة بأفضل طريقة اقتصادية ممكنة. وقد تتسبب طريقة التعامل مع المعلومات بعرقلة حقيقة لإتمام عملية الشراء على أكمل وجه دون استخدام السجلات الإلكترونية و ادارة المستندات المهنية والاستفادة منها. وتهدف ادارة سلسلة الإمداد والخدمات اللوجيستية بالفعل إلى إنشاء سريان انسيابي للكائنات، بما يتضمن المعلومات، إلا أنها تفتقد لحلقة الوصل المناسبة بين العمليات والمستندات المعنية بها. فبينما تركز ادارة سلسلة الإمداد ونظام تخطيط الموارد على تحسين عملية الشراء والبيانات المتعلقة بها أثناء اجراء المشتريات، إلا أن المؤسسات لا تزال تفتقد لحلول تعتني توثيق بالعمليات بصورة متكاملة والمستدات المتعلقة بها. وهنا يأتي دور سجلات المشتريات الإلكترونية من Doxis4 لتسد هذه الثغرة و لتتكامل بصورة مثلى مع أنظمة ادارة سلسلة الإمداد وتخطيط موارد المؤسسات المستخدمة ولتحسين عمليات الشراء بصورة فعّالة وملحوظة.

بيانات المشتريات الكاملة متاحة في أي وقت

في أغلب عمليات الشراء تستخدم المستندات لبدء العملية وإنهاءها، حيث يتم إنشاء المستندات ومعالجتها وفحصها وتحريرها. لادارة هذه العملية تحتاج الشركات إلى حلول ادارة سجلات ومستندات مهنية قادرة على توثيق كامل عمليات الشراء منذ خطوات التواصل الأولى مع المورد حتى انتهاء علاقة العمل، ويتوجب أن توفر هذه الحلول عملية توثيق مهيكلة تسمح للمستخدم من ادارة المعلومات بكل شفافية وبصورة قابلة للمراجعة وبما يغطي طلبيات المواد اللازمة، وعروض السعر وعمليات الإستلام والموافقة على تسديد فواتير المورّد.

تقوم سجلات المشتريات من Doxis4 بادرة جميع المستندات بغض النظر عن صيغتها وارشفتها داخل نظام واحد، ابتداءً من لحظة ادخالها ومن ثم معالجتها وانتهاءً بارشفتها. ويمكن بهذا لجميع الموظفين المختصين بالمشتريات الوصول إلى كافة المستندات والسجلات والعمليات المتعلقة بعمليات الشراء بصورة متكاملة. ويصبح بهذا Doxis4 مكملاً لنظام ادارة سلسلة الامداد وتخطيط موارد المؤسسات فيما يتعلق بعملية التوثيق الكاملة للبيانات غير المهيكلة. ونظراّ لقدرة سجلات المشتريات الإلكترونية من Doxis4 على عرض مختلف أنواع الوسائط، يمكن للنظام حفظ وعرض جميع المراسلات وعروض السعر التقليدية بالإضافة إلى مقاطع الفيديو حول المنتجات والصور المتعلقة بها وروابط الانترنت لصفحات الموردين ومواقع شركاتهم وغيرها.

للإطلاع على المعلومات المحدثة في نفس الوقت داخل فريق العمل

تعكس سجلات المشتريات الإلكترونية من Doxis4 قدراً كبيراً من الشفافية داخل عمليات إتخاذ القرار وبهذا تديرها بصورة فعّالة، بما يسمح لأعضاء فريق العمل بالإطلاع على المعلومات المحدثة ذاتها في نفس الوقت وإنجاز العمل بكفاءة إنطلاقاً من نفس النقطة. ومن خلال خاصية الصلاحيات يمكن تحديد من يستطيع فتح المستندات والقوائم والسجلات، كما يمكن تخصيص الوصول إلى كائنات أو قوائم أو مستويات محدّدة في السجلات لأشخاص معينين. وعلى عكس السجلات والملفات الورقية المرتبطة بمكان تخزينها، يمكن الوصول لسجلات المشتريات من Doxis4 بغض النظر عن مكان التواجد عبر زبون الموبايل من Doxis4 أو من خلال خاصية عرض السجلات دون إتصال.

وبواسطة خاصية الربط بين مستند ومستند، مثلاً بين مستند عرض السعر ومستند قائمة الأسعار، أو بين مستند وسجل، مثلاً بين عمليات الشراء الجديدة والقديمة، أو الربط بين العمليات والسجلات، مثلاً عمليات الشراء المتعددة للادوات ذاتها، أو الربط بين سجل وسجل، مثلاُ بين سجلات المشتريات وسجلات الموردين وغيرها، بما يضمن أعلى معدلات الشفافية في توثيق العلاقات بين العمليات. وتسهل السجلات الإلكترونية من Doxis4 العمل الجماعي داخل فريق العمل الواحد بصورة أكيدة وفعّالة بغض النظر عن المكان أو الزمان، خصوصاً في فريق العمل المختص بالمشتريات، والذي يعمل على مستوى الأقسام المختلفة ومن مكاتب مختلفة ويحتاج للوصول إلى أحدث المعلومات في ذات الوقت لانجاز بالعمليات. ويستفيد كامل فريق العمل من قابلية الوصول المتعددة في ذات الوقت للمعلومات المخزنة.

من سجلات المشتريات إلى سجلات الموردين

تأتي سجلات الموردين أو سجلات المواد كسجلات مكمّلة لسجلات المشتريات وتقوم بتوثيق دورة حياة العلاقة مع المورد وكذلك مواصفات المواد وجودتها. وتتميز سجلات الموردين على سجلات المشتريات كونّها تقدم معلومات شاملة وخاصة بالمورّد المعني. منها على سبيل المثال معلومات حول التقدير الائتماني وقوائم الأسعار وشهادات الجودة وفحص المواد وتقارير العجز وبروتوكولات الشراء وغيرها.

ويمكن انشاء سجلات الموردين من Doxis4 بصورة آلية عند تجهيز سجل حسابات الموردين، بحيث يمكن الوصول مباشرة إلى سجلات المورد من خلال النقر على البيانات المعروضة على نظام ادارة سلسلة الإمداد ونظام تخطيط الموارد أو من خلال النقر على صفحة المتطلبات من داخل نظام ادارة المواد. وتستسقي سجلات الموردين من Doxis4 أغلبية معلوماتها، مثل بيانات الطلبيات، من أنظمة ادارة المواد. وبناءً على قيم الفهرس المتوفرة من نظام ادارة المواد يتم حفظ سجلات الموردين داخل Doxis4 بصورة آلية. أما في حالة الطلبيات الصغيرة والتي لا تحتاج في الغالب إلى نظام ادارة المواد فيمكن إنشاء سجلات المشتريات بصورة يدوية.

الاستعلام هو بداية عملية الشراء

تبدأ عملية الشراء دائماً كتابياً بالاستعلام عن منتج محدّد أو خدمة معينة. ويتم تجميع المعلومات المتعلقة بوسائل مختلفة، مثلاً في الملفات ورقية أو قوائم الملفات أوفي صندوق البريد الإلكتروني. ولا يمكن استخدام نظام تخطيط الموارد لادارة عمليات الشراء إلا بعد إدخال الطلبية إلى النظام. وحتى في هذه المرحلة المبكرة من عملية الشراء يمكن الاستفادة من سجلات المشتريات من Doxis4، حتى دون إدخال الطلبية إلى نظام تخطيط الموارد، وتوفر بهذا دعماً قيّماً للأشخاص المعنيين العاملين على نفس الطلبية بغض النظر عن أقسامهم المختلفة. ومن داخل سجلات المشتريات من Doxis4 يمكن مباشرةً انشاء مستندات جديدة والبدء بعمليات الأعمال. فعلى سبيل المثال يتيح Doxis4 خاصية قوالب المستندات ذات المحتوى المعّد مسبقاً بحسب عمليات الشراء والتي تقوم آلياً بتحديث بيانات المورد من النظام مباشرة. ويمكن تغير المحتوى بحسب السياق داخل عملية الشراء إذا استدعي الأمر . ومن ثم يتم حفظ المستندات بصورة آلية داخل سجل المشتريات المعني. وعند أرسال الطلبية أخيراً يمكن ربط سجل المشتريات في نظام Doxis4 مع عملية الشراء داخل نظام تخطيط الموردين.

لمعرفة المزيد حول سجلات المشتريات الإلكترونية

الفوائد

  • توثيق متكامل لكافة عمليات الشراء والمستندات المتعلقة بها
  • الوصول لكافة المعلومات القديمة والحديثة بنقرة زر
  • تكامل شامل مع نظام ادارة سلسلة الامداد ونظام تخطيط موارد المؤسسات وبرامج مايكروسوفت أوفيس وبرامج البريد الإلكتروني
  • الوصول إلى البيانات بغض النظر عن القسم أو مكان التواجد وحتى من خارج المكتب
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg is reforming its land registry with the electronic land registry record (elGA) based on SER eGovernment Europe's PRODEA software.

Best Practice »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »

الخصائص والمميزات

  • تكامل مع نظام ادارة سلسلة الامداد ونظام تخطيط موارد المؤسسات وبرامج مايكروسوفت أوفيس وبرامج البريد الإلكتروني

    تتكامل سجلات المشتريات الإلكترونية مع مختلف أنظمة ادارة سلسلة الإمداد وتخطيط موارد المؤسسات وبرامج البريد الإلكتروني وتعمل على توسيع عملها للحفاظ على نظرة عامة شاملة ومحدّثة طوال الوقت على المستندات المتعلقة بعمليات الشراء بما فيها عمليات التواصل عن طريق البريد الإلكتروني ورسومات المنتجات وصورها ومقاطع الفيديو المتعلقة بها. وتقوم سجلات المشتريات بتحديث نفسها بنفسها، من خلال نقل المستندات المعنية من الأنظمة الأخرى بصورة آلية إلى داخل نظام Doxis4 وفهرستها. ويمكن الوصول إلى سجلات المشتريات من Doxis4 في أي وقت وبصورة مريحة من داخل نظام ادارة سلسلة الإمداد ونظام تخطيط موارد المؤسسات.

  • مراقبة الإلتزام

    تعتبر مراقبة الالتزام من الأمور الأساسية للشركات سواءً على المستوى المحلي أو الدولي. ويتطلب من الموردين الالتزام بقواعد العمل وايفاء الالتزامات مراعاة ضوابط السلامة والصحة للعمال والحفاظ على المعايير البيئية. كما تلعب الدلائل الخطية دوراً رئيسياً في مراقبة الالتزام عند نشوب خلاف أو عند وقوع حالة ضرر أو تلف. وتتميز سجلات المشتريات من Doxis4 بقدرتها على توثيق عمليات الشراء كتابياً وبصورة كاملة وقابلة للمراجعة وبما يتوافق مع القواعد القانونية. ويمكن من خلال وظيفة سجل المراجعة معرفة من قام بارسال المعلومات ولمن ومتى ومن قام بعرضها ومعالجتها وتغيرها أو من قام بتحريرها أو حذفها.

  • سجلات مهيكلة وعرض سجلات منفرد

    تشبه سجلات المشتريات من Doxis4 بهيكلها السجلات الورقية المعتادة. فهناك مثلاً ورقة الغلاف التي تعطى لمحة عامة حول محتوى سجل المشتريات المعني والمعلومات الهامة التي يتضمنها. وهناك خاصية مراقبة المواعيد لعرض المواعيد النهائية والتنبيه إليها قبل إنتهاء المدة. وكما هو الحال مع السجلات الورقية يمكن هيكلة محتوى سجل المشتريات في قوائم محتويات رئيسية واخرى فرعية بصورة موّحدة، إلا أن السجلات الإلكترونية تتميز بهيكل سجل واضح يمكن تتبعه، بعكس السجلات الورقية. وتمكن السجلات الإلكترونية من انشاء خيارات عرض جديدة ومتفردة للمعلومات في أي وقت وحفظها في المفضلة. ويمكن الاستفادة من هذه الخاصية للحصول بصورة دورية آلية على معلومات دقيقة حول أخر الطلبيات مثلاً في الاسبوعين المنصرمين وكذلك على اشعارات العيوب والأخطاء.

  • معالجة السجلات والمستتدات بكل سهولة ويسر

    توفر خاصية الاشعارات من Doxis4 Notification Service للمستخدمين الحل الأمثل للإطلاع بصورة دائمة على المعلومات ومعرفة أي تغييرات قد تطرأ على سجل مشتريات معين، مثل إضافة مستند جديد. فعندها سيتم إرسال رسالة إلكترونية لإخطار المستلم بأن هناك مستند جديد قد تمت إضافته للسجل المعني. ويمكن حصر هذه الخدمة على نوع معين من المستندات أو خلال فترة زمنية معينة، كي لا يتم تلقي رسالة إلكترونية عند إضافة أي مستند قد لا يكون من الأهمية بمكان للمستلم. كما تعمل ادارة الاصدارات من Doxis4 على عرض نسخة اصدار المستند الأحدث دائماً بهدف الإطلاع عليها ومعالجتها.

  • عمليات سير عمل ذكية

    يمكن انشاء المستندات بصورة سهلة وتوزيعها وتنسيقها وتعديلها وحفظها بمساعدة عمليات المراجعة والتحرير المضمنة في Doxis4 Workflow كما في سجلات المشتريات الإلكترونية أو في سجلات الموردين، حيث يمكن تقنين عمليات الشراء المختلفة وتصميم عمليات التحرير الموزّعة بصورة شفافة مما يمكن من انجازها بسرعة أكبر. ويمكن الحصول على الموافقة الرسمية للطلبيات أو استفسارات الطلبيات من خلال عمليات سير العمل المختصة (ادارة الحالات المهيئة) أو من سير عمل الإنتاج، بناءً على النظام المتاح لمعالجة عمليات الشراء سواءً بصورة آلية أو فردية. وبهذا يتم إرسال الخطوة التالية في العملية بصورة آلية إلى الشخص المختص، الذي يمكنه الرد على المهمة ببساطة من داخل بريده الإلكتروني من خلال الخواص المضمنة: الموافقة، الرفض، أو إضافة تعليق.

Elektronische Beschaffungsakte in Doxis4

لمحة عامة حول سجلات المشتريات من Doxis4

ادارة سجلات المشتريات

  • ادارة كامل المستندات والسجلات والعمليات من مختلف المصادر المتعلقة بعملية الشراء المحددة داخل هيكل سجل موّحد
  • ادارة مختلف صيغ الملفات بما فيها متعددة الوسائط، مثل مقاطع فيديو المنتجات وصورها والروابط على صفحات انترنت الموردين
  • تكامل مع أنظمة ادارة سلسلة الإمداد ونظام تخطيط موارد المؤسسات وبرامج البريد الإلكتروني: نقل آلي للمستندات المعنية وقيّم فهرستها والوصول مباشرة إلى سجلات المشتريات من داخل أنظمة ادارة سلسلة الإمداد وتخطيط موارد المؤسسات
  • تنظيم هيكلي للسجلات على شكل قوائم رئيسية واخرى فرعية على غرار الملفات الورقية
  • ورقة غلاف إلكترونية تحتوى أهم المعلومات المتعلقة بالسجل ومحتواه مع خاصية عرض المواعيد النهائية
  • خيارات متنوعة للربط: ربط المستندات ببعضها البعض، ربط المستندات بالسجلات، ربط السجلات بالسجلات وغيرها الحاجة لحفظها أكثر من مرة
  • خاصية مرنة وقابلة للتهيئة لعرض السجلات (عرض الطلبيات وعرض اشعارات العيوب والأخطاء)
  • إمكانية الوصول للسجلات من أي مكان من خلال زبون الويب وزبون الموبايل
  • الوصول للسجلات دون اتصال: يمكن الوصول للسجلات الإلكترونية من خلال اخراجها مؤقتاً من النظام واعادة ادخالها بعد الإنتهاء، الأمر الذي يسمح بعرضها ومعالجتها مع خاصية الإقتران الآلية

ادارة مستندات المشتريات

  • تخزين كامل المستندات والسجلات المتعلقة بعمليات الشراء بصورة قابلة للمراجعة وحفظها بصورة آمنة
  • وظائف مدرجة من نظام ادارة المستندات: حفظ السجلات بصورة يدوية أو بصورة آلية على شكل حزم، خاصية البحث والمعالجة وادارة الاصدارات وتاريخ المحفوظات وغيرها
  • إمكانية متنوعة لإضافة التعليقات التوضيحية، كما هو الحال عند معالجة المستندات الورقية: ورقة الملاحظات والختومات والتعليقات وقلم التمييز وغيرها
  • تعددية اللغات، قابلية اليونيكود
  • عارض مضمن لأكثر من300 صيغة
  • خاصية الاشعارات بالبريد الإلكتروني للحصول على أخر المعلومات عند إضافة مستند جديد مثلاً أو عند تغيير حالة مستند معين أو عند تحريره والحصول على الموافقة عليه
  • رقمنة المستندات الورقية من خلال برنامج مضمن للمسح الضوئي
  • خاصية سجل المراجعة لتوثيق: من قام بتغيير مستند معيّن وماهي التغييرات ومتى اجريت

ادارة عمليات الشراء

  • الربط مع Doxis4 Workflow لتقنين عمليات الشراء المتباينة وكذلك لانجاز عمليات التحرير بصورة أكثر شفافية وفعّالية
  • دعم عمليات العمل المخصصة من خلال ادارة الحالات المهيئة وكذلك عمليات سير عمل الإنتاج لانجاز عمليات الشراء المنفردة والآلية
  • توزيع آلي للمهام: سلات مهام إلكترونية وسلات البريد الجماعية 
  • عمليات سير العمل المدرجة في البريد الإلكتروني: الموافقة، الرفض، أو إضافة تعليق

ادارة سجلات الموردين

  • ادارة معلومات الموردين والمستندات المتعلقة بصيغها المختلفة وبغض النظر عن مصدرها داخل سجل بهيكل موّحد
  • عرض موضح لجميع بيانات الموردين من خلال قمرة المعلومات
  • نقل آلي لبيانات الموردين من نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة سلسلة الإمداد وغيرها من الأنظمة

الأمان وحماية الوصول

  • توفير الأمان بواسطة تصريحات الوصول الشخصية والمصادقة الإلكترونية للمستخدمين وبواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة للاتصال بين الخادم والزبون وكذلك نقل صلاحيات الوصول من النظم الخارجية
  • نظام صلاحيات مدعوم بالأدوار المعنية للمستخدمين وقابل للتخصيص حتى على أصغر المكونات، مثلاً على مستوى القوائم أو الملفات أو المستندات أو حتى بصلاحيات وصول مؤقتة وغيرها

للاستفسارات حول سجلات المشتريات الإلكترونية وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول سجلات المشتريات الإلكترونية وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact