www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

سجلات المشاريع الإلكترونية –
للحفاظ على المشاريع الشاملة والمعقدة تحت السيطرة

سجلات المشاريع الإلكترونية من Doxis4

ادارة سجلات المشاريع من Doxis4

تحقق سجلات المشاريع من Doxis4 الوصول الأمثل والأسرع والأكثر أماناً لكامل المستندات والمعلومات المتعلقة بمشروع داخل سياقها المعنى بغض النظر عن مكان التواجد وبمراعاة صلاحيات الوصول. وتقوم بادارة كافة المعلومات بمختلف صيغها وأرشفتها ضمن المشروع الواحد: ابتداءً بالمراسلات الأولية ومروراً بعملية التخطيط وانتهاءً بالمستندات المصممة بمساعدة الحاسوب (CAD). للحصول على أفضل النتائج عند البحث داخل كميات كبيرة من المستندات يمكن الاستعانة بخصائص الترشيح والتصنيف داخل قوائم النتائج. مع Doxis4 يمكن لشركاء العمل ضمن المشروع الواحد الوصول إلى معلومات المشروع الضرورية بفضل وحدات مكان المشروع المبنية على واجهة ويب أمامية مؤمنة، كما يتم توثيق عمليات الوصول إلى وحدات مكان المشروع لأغراض الحماية.

تدعم السجلات الإلكترونية إنجاز المشاريع المتعددة خصوصاً تلك المعتمدة على كميات كبيرة من المستندات، مثلاً مشاريع الإنتاج أو البناء. تتلائم هياكل القوائم المركزية لسجلات المشاريع الإلكترونية مع متطلبات كل مشروع على حدة وتقوم بتعديل وتغيير نفسها بصورة ديناميكية بما يتناسب مع انسابية المشروع أثناء فترة تنفيذه، كل هذا بحسب نوع كل مشروع وطريقة ادارته. وتمكّن عملية التكامل السلسة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وبرامج التصاميم بمساعدة الكمبيوتر وبرامج تخطيط الانتاج على نقل بيانات المشروع الأساسية والمهمة ومزامنتها أثناء فترة التنفيذ أو الإنتاج وكذلك عند استعداء المستندات المحفوظة في الأرشيف الإلكترونية من داخل أحد أنظمة الإنتاج. وتتوفر المعلومات بصورة دائمة ومحدثة بغض النظر عن صيغتها حتى في المشاريع المعقدة والضخمة. وتسمح ادارة الاصدارات وادارة المحفوظات بتوثيق عمليات الوصول وفقاً لللوائح القانونية ومسائل الضمان وبما يتجاوب مع مراقبة الالتزام داخل الشركة، وتقوم خاصية سجل المراجعة بتوثيق من قام بعرض أي مستند أو أضافه أو عدّله أو حتى حذفه.

الفوائد

  • تحكم مركزي بكامل مستندات المشروع ومراقبتها
  • خلق الشفافية المتعلقة بالموارد والمواعيد النهائية والقرارات المتخذة والتحكم بها 
  • عرض توضيحي لمختلف هياكل المشاريع داخل السجلات الإلكترونية
  • توثيق العمليات بما يتوافق مع اللوائح القانونية ومراقبة الالتزام ومسائل الضمان
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg is reforming its land registry with the electronic land registry record (elGA) based on SER eGovernment Europe's PRODEA software.

Best Practice »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »

الخصائص والمميزات

  • استبقاء البيانات وعرض متكامل لها

    مع سجلات المشاريع الإلكترونية من Doxis4 يمكن إنشاء كافة أنواع المستندات بغض النظر عن صيغتها وادارتها بصورة مركزية وتوثيقها، سواءً المراسلات الإلكترونية أو الرسومات التخطيطية أو الرسومات ذات التصاميم المدعومة بالكمبيوتر أو الصور أو مقاطع الفيديو أو غيرها. ويدعم العارض المضمن أكثر من 300 صيغة مختلفة ويعرض بهذا محتوى المكونات المعلوماتية، حتى دون وجود البرنامج الأصلي الذي أصدر الصيغة على الجهاز. ويمكن فتح الملفات المحفوظة في الأرشيف من التطبيقات الخارجية الأخرى وكذلك عرضها.

  • الأرشفة الإلكترونية والتوثيق بصورة قابلة للمراجعة

    تسمح سجلات المشاريع الإلكترونية من Doxis4 بحفظ وتخزين جميع المستندات والسجلات المتعلقة بالمشاريع بصورة قابلة للمراجعة ووفقاً لللوائح القانونية من فترات الحفظ المحددة زمنياً قانونياً إلى موعد انتهاءها. وبفضل خاصية سجل المراجعة السارية على كامل المستندات، يمكن معرفة أي تغييرات قد تطرأ على أي مستند، مثل من قام بإضافة المستند ومتى بالضبط، من قام بتغييره أو حذفه. وتعتبر التوثيقات المؤرشفة إلكترونياً والقابلة للمراجعة مهمة جداً في اجراءات مراقبة الالتزام بما يتوافق مع اللوائح الداخلية والأحكام القانونية، مثلاً في مسائل الضمان وأو الخلافات التجارية أو قضايا الضرر أو التلف. 

  • توفير المعلومات على مدار الساعة – داخل الشركة أو خارجها

    من خلال سلات المهام الإلكترونية يمكن توزيع مستندات المشروع على أي عدد كان من المهتمين أو المعنيين دون الحاجة لاعادة استنساخ المستند وحفظه أكثر من مرة. على عكس التواصل بالرسائل الإلكترونية التي قد تكون غير مؤمنة، فإن Doxis4 يؤمن أعلى مستوى حماية من خلال عملية التواصل المشفرة ويخفف الضغط على شبكة الإتصال. من خلال المساحة الخاصة المخصصة للمشروع داخل Doxis4 يمكن للعاملين الخارجيين من خلال كلمة السر على متصفح الانترنت الوصول إلى سجلات المشروع الإلكترونية، ويمكن تخصيص الوصول إلى قوائم أو ملفات أو مستندات بعينها دون غيرها وكذلك تخصيص الإمكانيات المتاحة، مثل العرض، المعالجة تحميل أو رفع المستندات وغيرها.

  • هياكل مشاريع قابلة للنقل

    يمكن تصميم هيكل سجلات المشاريع الإلكترونية مع Doxis4 بما يتوافق مع المتطلبات الخاصة بكل مشروع، ويمكن فيما بعد تعديلها أثناء المشروع بحسب المعطيات المتجددة. ويمكن نقل هذه الهياكل مع ادخال التعديلات اللازمة عليها إلى المشاريع الجديدة المتشابهة إما بالتسلسل أو بالتوازي. وتستفيد جميع القطاعات ومختلف المجالات من هذه الخاصية الفريدة، سواءً في مجال الفعاليات أو الادارة أو الإنتاج أو البناء وغيرها.

  • تعدد مجموعات المستخدم المغلقة والصلاحيات

    تعتبر خاصية تعدد مجموعات المستخدم المغلقة التي توفرها سجلات المشاريع الإلكترونية من Doxis4 شيئاً ضرورياً واساسياً في الشركات الكبرى والشركات متوسطة الحجم، ذات الشركات الفرعية التابعة لها والمستقلة قانونياً. وتتميز خاصية مجموعات المستخدم المغلقة بالسماح فقط للقسم المختص أو الشركة الفرعية المعنية باستعراض البيانات المحفوظة داخل مجموعة المستخدم المغلقة وتعديلها. ويمكن الانتقال بين أكثر من مجموعة مستخدم مغلقة بواسطة تحديد تصريحات الوصول ومصادقة المستخدمين. ويمكن تحديد الفصل بين مجموعات المستخدم المغلقة تحت مبدأ الصلاحيات أو من خلال حفظ المعلومات بصورة منفصلة، مثلاً في قاعدة بيانات مختلفة أو وسائل تخزين أخرى. ولايوجد داعي لتحديد أو تغيير تصريحات الوصول ومصادقة المستخدمين في كل مرة من جديد.

  • إيجاد المستندات بسرعة وسهولة

    يمكن البحث عن مستند معين بواسطة البحث المتعدد أو البحث عن كامل النص، أو ما يعرف بتجميع النص، داخل كامل هيكلة القوائم. وتساعد خاصية التصنيف المتنوعة وخاصية التجميع والفرز على التحكم بنتائج البحث في كمية المستندات الهائلة. 

قُمرة المعلومات

تعرض ورقة الغلاف في سجلات المشاريع الإلكترونية المعلومات الأساسية للمشروع مثل بياناته والملاحظات المتعلقة بالانجاز. وتساعد هياكل القوائم المرتبة في إتمام قمرة المعلومات المتكاملة، حيث تسهل الوصول بصورة سريعةودقيقة إلى المستندات المعنية والمعلومات الضرورية.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

قوائم مهيكلة بصورة موّحدة

بفضل هياكل القوائم الموّحدة والتي يمكن ادارتها بصورة مركزية يمكن تصميم سجلات المشاريع بحسب نوع كل مشروع وباستخدام المنهج الأنسب. ويمكن اعادة استخدام هياكل السجلات المحفوظة مرة أخرى على المشاريع المشابهة. بالإضافة إلى هذا يوفر مخطط السجلات الذي تم تحديده بصورة مركزية هيكلاً موّحداً لجميع المستندات والسجلات المتوفرة بغض النظر عن سجلات المشاريع.

مساحة خاصة للمشروع في واجهة الويب الأمامية

يمكن للمتعاقدين الخارجيين الوصول إلى المستندات المتعلقة بالمشروع من خلال واجهة ويب أمامية محمية بكلمة المرور. ويمكن اعطاء صلاحيات الوصول بصورة متفرقة إلى بعض القوائم أو الملفات أو حتى إلى بعض المستندات وكذلك أيضاً بصورة محصورة زمنياً، ويمكن لمدير المشروع مباشرة ادارة حسابات المستخدمين وصلاحيات كل منها.

Test
PreviewLupe
Screen

لمحة عامة حول سجلات المشاريع الإلكترونية من Doxis4

ادارة سجلات المشاريع

  • ادارة كامل
    المستندات والسجلات والعمليات من مختلف المصادر داخل هيكل سجل موّحد لكل مشروع على حدة
  • عرض موضح لجميع بيانات المشروع من خلال قمرة المعلومات
  • نقل صلاحيات الوصول من الأنظمة ومنحها بحسب دور كل موظف، مثلاً على القوائم، الملفات، المستندات، أو حتى الوصول المؤقت وغيرها
  • إمكانية الوصول للسجلات من أي مكان من خلال زبون الويب وزبون الموبايل
  • الوصول للسجلات دون اتصال: الوصول للسجلات الإلكترونية من خلال اخراجها مؤقتاً من النظام واعادة ادخالها بعد الإنتهاء، الأمر الذي يسمح بعرضها ومعالجتها مع خاصية الإقتران الآلية
  • مساحة خاصة بالمشروع يمكن للعاملين الخارجيين الوصول من خلالها لبيانات المشروع المعنية
  • خاصية مرنة وقابلة للتهيئة لعرض السجلات: بحسب التراخيص، أوامر التحرير أو المواعيد أو بحسب القسم، مثلاً المشتريات، ادارة الامدارات أو القسم المالي
  • تكامل وظيفي شامل، مثلاً من خلال عرض العناوين على موقع خرائط جوجل، مثلاً موقع المشروع، موقع آلالات البناء، تكامل مع موقع ويكي
  • نقل هياكل الصلاحيات من الأنظمة الأخرى، مثلاً من البروتوكول الخفيف للوصول للدليل

ادارة مستندات المشاريع

  • حفظ المستندات والسجلات بصورة قابلة للمراجعة
  • سجلات بهياكل واضحة وعمليات حفظ عيارية لمنع تكرار سمات الحفظ أو عدم وضوحها داخل الأرشيف
  • وظائف مدرجة من نظام ادارة المستندات: حفظ السجلات بصورة يدوية أو بصورة آلية على شكل حزم، خاصية البحث والمعالجة وادارة الاصدارات وتاريخ المحفوظات وغيرها
  • تعددية اللغات، قابلية اليونيكود
  • تخصيص توزيع المستندات بصورة صحيحة على مختلف أجزاء المشاريع والأشخاص المعنيين دون إعادة حفظها لأكثر من مرة في الأرشيف
  • إمكانية إضافية قيم الفهرسة أو ما يعرف بالبيانات الوصفية للمستندات أثناء العمليات النشطة
  • عارض مضمن لأكثر من 300 صيغة، حتى في حالة عدم وجود البرنامج الأصل على الجهاز، مثلاً في حالة الملفات بصيغة CAD
  • تكامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس، حيث يمكن البحث عن المستندات مباشرة من داخل برامج الأوفيس وكذلك حفظها
  • سلات مهام إلكترونية لمعالجة العمليات والمستندات المتعلقة بها
  • رقمنة المستندات الورقية من خلال برنامج مضمن للمسح الضوئي

ادارة عمليات المشاريع

  • خاصية سجل المراجعة – التوثيق لكل زبون على حدة: من قام بتغيير مستند معيّن وماهي التغييرات ومتى اجريت
  • إمكانية الربط مع Doxis4 Workflow، مثلاً لتحديد المواعيد ومعرفة المواعيد النهائية واشعارات التذكير
  • خاصية الاشعارات بالبريد الإلكتروني للحصول على أخر المعلومات مثلاً أو عند تغيير حالة مستند معين أو عند تحريره والحصول على الموافقة عليه

ادارة بيانات المشاريع

  • جميع وضم مختلف مكونات المعلومات من مختلف مصادر البيانات إلى داخل سجلات المشاريع الإلكترونية، مثلا من داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات، وادارة علاقات العملاء والتصميم المدعوم بالكومبيوتر و برامج تخطيط الانتاج وغيرها
  • توفير حماية البيانات بواسطة تصريحات الوصول الشخصية والمصادقة الإلكترونية للمستخدمين وبواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة للاتصال بين الخادم والزبون ونقل صلاحيات الوصول

للاستفسارات حول سجلات المشاريع الإلكترونية وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول سجلات المشاريع الإلكترونية وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact