www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

السجلات الإلكترونية من Doxis4 –
تحويل السجلات إلى تطبيقات

تربط السجلات الإلكترونية من Doxis4 بين المحتويات وعمليات الأعمال والتطبيقات. وتعتبر نقطة إنطلاق لمعالجة أمثلة العمليات واجراء عمليات البحث عن وثائق ومستندات العمل. من داخل السجل الإلكتروني يمكن البدء باجراء العمليات، حيث يمكن إلحاق العمليات بأحد السجلات أو حتى إضافة سجل معين كجزء من العملية. وتزود السجلات الإلكترونية المستخدمين بصورة نشطة بأحدث المعلومات، كما تقوم بعرض الرسائل الإلكترونية المضافة في نفس اليوم والمتعلقة بنفس الموضوع.

بفضل السجلات الإلكترونية من Doxis4 يمكن تنفيذ اجراءات ادارة السجلات والمراسلات على مستوى القسم أو المشروع أو العمليات أو الإختصاص. وبحسب التصميم يمكن استخدام السجلات الإلكترونية من Doxis4 كسجلات عملاء في قسم المبيعات، أو كسجلات موظفين في قسم الموارد البشرية أو سجلات مشاريع أو آلات أو تصنيع في قسم الإنتاج، أو كسجلات عقود في القسم القانوني، أما في القطاع الخاص فيمكن استخدامها في الادارة العامة كسجلات مواطنين وفي القطاع الصحي كسجلات مرضى. وتتشابه السجلات الإلكترونية مع تلك الورقية من ناحية المظهر والخصائص، مثل إحتوائها على ورقة الغلاف أو فهرس المحتوى. وبهذا تقدم السجلات الإلكترونية من Doxis4 الحل الأمثل للإنتقال بكل سلاسة ويسر إلى السجلات الإلكترونية من السجلات العادية وبما تحتويه من فوضى ورقية وملفات السجلات والفهارس المتنوعة وغيرها.

تجمع السجلات الإلكترونية المعلومات المتعلقة بموضوع مشترك وتقدمها مجتمعة داخل سجل واحد،

بينما في السابق كان يتم حفظ المعلومات المترابطة بصورة منفصلة. فالمعلومات المهيكلة وغير المهيكلة كانت تحفظ في أنظمة مختلفة، وفي الغالب في سجلات أو أنظمة ملفات غير مرتبطة إطلاقاً بعمليات الأعمال. وعلى العكس من هذا تماماً يمكن من خلال السجلات الإلكترونية من Doxis4 ادارة وعرض جميع المكونات المعلوماتية داخل إطار عملية الأعمال المعنية. وبما يسمح أيضاً بانجاز مهام متعددة دون إطناب أو تكرار. كما يمكن ربط المستندات بالسجلات أو العمليات بالسجلات أو السجلات بالسجلات بما يسمح بتوثيق هذه الروابط فيما بينها بصورة شفافة. تسهل السجلات الإلكترونية من Doxis4 التعاون المشترك الآمن بغض النظر عن المكان أو الزمان، خصوصاً عندما يتوجب على الأشخاص المعنيين داخل فريق العمل والعمليات الوصول إلى المعلومات ومعالجتها بغض النظر عن مكان تواجدهم أو رغم إختلاف الأقسام، على سبيل المثال عند إقامة المشاريع أو عند معالجة الفواتير أوادارة المشتريات أو عند ادارة الجودة.

لمعرفة المزيد حول السجلات الإلكترونية من Doxis4

الفوائد

  • الوصول الآمن إلى السجلات بغض النظر عن مكان التواجد
  • ملفات ديناميكية بتقنية حديثة لتحديث السجلات الإلكترونية وإكمالها بصورة آلية
  • عرض متكامل وحديث لأخر المعلومات، حتى لو من نظام ثالث
  • بغض النظر عن مكان التواجد يمكن الوصول إلى السجلات نفسها ومعالجة العمليات داخل فريق العمل الواحد
  • تقليص تكاليف المكان والمستلزمات المكتبية والموظفين

السجلات الإلكترونية - الخصائص والمميزات

  • قُمرة المعلومات

    توفر السجلات الإلكترونية من Doxis4 ورقة غلاف رقمية تحوي جميع المعلومات الأساسية حول السجل بصورة واضحة. ويمكن استيراد هذه المعلومات من أنظمة اخرى خارجية مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام ادارة علاقات العملاء ونظام الموارد البشرية ومزامنتها بصورة آلية. ويمكن تحديد نوع المعلومات الظاهرة على ورقة الغلاف الرقمية بحسب نوع السجل عن طريق ادارة الاختصاصات Doxis4 cubeDesigner. وبالإضافة إلى سمات السجل التعريفية مثل البيانات الوصفية والقيّم الفهرسية يمكن كذلك عرض الموعيد الزمنية والنهائية، التي تتم مراقبتها من قبل Doxis4 بصورة آلية. وتنبع فائدة البيانات الوصفية عند اجراء عمليات بحث عن السجلات المعنية. 

  • استبقاء البيانات وعرض متكامل لها

    تتيح السجلات الإلكترونية من Doxis4 تجميع مختلف المكونات المعلوماتية وادارتها وتوثيقها بصورة مركزية بغض النظر عن مصدر المستند أو صيغته، سواءً كانت مستندات ورقية ممسوحة ضوئياً أو مستندات رقمية، رسائل إلكترونية صورة أو فيديوهات أو روابط. ويدعم العارض المضمن أكثر من 300 صيغة مختلفة ويعرض بهذا محتوى المكونات المعلوماتية، حتى دون وجود البرنامج الأصلي الذي أصدر الصيغة على الجهاز. وبحسب الرغبة يمكن أيضاً عرض المكونات المعلوماتية في أي وقت على أي تطبيق أخر محمّل على النظام.

  • إيجاد المعلومات والعمل المشترك بغض النظر عن مكان التواجد

    يمكن التنقل إلى السجلات الإلكترونية وداخلها بكل سهولة من خلال هيكل الملفات أو بواسطة الحقل متعدد الوظائف أو من خلال البحث عن كامل النص (تتبع النص) بما يغطى كامل السجل. وتساعد خاصية التصنيف المتنوعة وخاصية التجميع والفرز على التحكم بنتائج البحث في كمية المستندات الهائلة. يمكن الوصول للمستندات بغض النظر عن مكان التواجد وحتى في حالة عدم الإتصال وبصورة إختيارية بواسطة زبون الويب أو زبون الموبايل في أي وقت، وذلك بحسب الصلاحيات الموزعة. كما تم تصميم السجلات الإلكترونية لتتوافق بالصورة الأمثل مع الهياكل التقنية للشركة نفسها، كما يمكن حفظها على المدى الطويل بصورة مركزية أو بصورة موزعة على عدة أماكن أو كلاهما.

  • سجلات مهيكلة وعرض سجلات منفرد

    يمكن ضبط السجلات الإلكترونية بواسطة نماذج السجلات المحدّدة بحرية إما بصورة مركزية أو عن طريق القسم أو الوحدة المختصة داخل المؤسسة. ويمكن عن طريق النماذج تحديد ماهية المحتويات التابعة للسجلات والهيكلة اللازمة لها. وبالإضافة إلى تخزين البيانات في ملفات هرمية ساكنة يدعم Doxis4 كذلك الملفات الديناميكية التي تم تحديد محتواها بصورة آلية بواسطة معايير البحث المتواجدة داخل كامل مستودع المحتوى. يمكن للمستخدمين في أي وقت اختيار العرض الخاص والمنفرد للبيانات المتاحة داخل السجل المعني. وبفضل "السجلات الافتراضية" لا يوجد هناك داعي لنقل البيانات أو نسخها، حيث يمكن ادراج المكونات المعلوماتية إلى أكثر من سجل في نفس الوقت دون الحاجة لتكرارها.

  • آلية الأمان وحماية الوصول

    يمكن بالضبط تحديد حالة عرض كل سجل وعملية ومستند داخل السجلات الإلكترونية من Doxis4 وأحقية الوصول إليها للأفراد المعنين من غيرهم. يتم توفير حماية تامة للمعلومات الحساسة  بواسطة تصريحات الوصول الشخصية والمصادقة الإلكترونية للمستخدمين وبواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة للاتصال بين الخادم والزبون وكذلك نقل صلاحيات الوصول من النظم الخارجية بحسب حالة الاستخدام، مثلاً في البروتوكول الخفيف للوصول للدليل أو من نظام الموارد البشرية، نظام ادارة علاقات العملاء، نظام تخطيط موارد المؤسسات وغيرها. ومن خلال سجل المتابعة يمكن تسجيل جميع التغييرات وكامل حالات الوصول.

  • تعدد مجموعات المستخدم المغلقة والصلاحيات

    تعتبر خاصية تعدد مجموعات المستخدم المغلقة التي توفرها السجلات الإلكترونية من Doxis4 شيئاً ضرورياً واساسياً في الشركات الكبرى والشركات متوسطة الحجم، ذات الشركات الفرعية التابعة لها والمستقلة قانونياً. وتتميز خاصية مجموعات المستخدم المغلقة بالسماح فقط للقسم المختص أو الشركة الفرعية المعنية باستعراض البيانات المحفوظة داخل مجموعة المستخدم المغلقة وتعديلها. ويمكن الانتقال بين أكثر من مجموعة مستخدم مغلقة بواسطة تحديد تصريحات الوصول ومصادقة المستخدمين. ويمكن تحديد الفصل بين مجموعات المستخدم المغلقة من قبل مبدأ الصلاحيات أو من خلال حفظ المعلومات بصورة منفصلة، مثلاً في قاعدة بيانات مختلفة أو وسائل تخزين أخرى.

  • تطبيقات اختصاصية يمكن تحديدها بصورة فردية

    يمكن تحديد تطبيقات السجلات الإلكترونية بواسطة Doxis4 cubeDesigners وتصميمها وادارتها بصورة فردية وبحسب حاجة المستخدم. ولاتمام هذه العملية يتوفر للاداريين الاختصاصين والمستخدمين الدوريين لـ Doxis4 خاصية تصميم رسومية بسيطة وسهلة الاستخدام. وحالما يتم إنشاء تطبيقات السجلات الإلكترونية على Doxis4 cubeDesigner فيمكن تقسيمها على مختلف زبائن Doxis4 المختلفة وعرضها عليها.

Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
Justizministerium Baden-Württemberg

Baden-Württemberg is reforming its land registry with the electronic land registry record (elGA) based on SER eGovernment Europe's PRODEA software.

Best Practice »

السجلات الإلكترونية من Doxis4 - الحل الأمثل لمختلف أنواع السجلات

تمثل تقنية السجلات الإلكترونية من Doxis4 الأساس الموّحد لتصميم مختلف تطبيقات السجلات، هنا نسرد بعض الأمثلة عليها. بالنقر على الايقونة أو أسم السجل ستظهر معلومات مفصّلة حول نوع السجل المحدّد.

سجلات المشترياتسجلات المشتريات

سجلات المشتريات

تشمل بصور متكاملة جميع المعلومات المتعلقة بالمشتريات مثل الطلبيات وسندات الإستلام والفواتير وبيانات الأسعار والمراسلات والعقود وغيرها.

سجلات البيانات (التأمينات)

سجلات البيانات (التأمينات)

تدير الملايين من سجلات العملاء وتقدم واجهة عرض موّحدة لكامل مستندات العملاء من مختلف مجالات التأمينات.

سجلات المحاكم

سجلات المحاكم

تحتوي جميع المستندات المتعلقة بعمل المحكمة، ابتداءً من مذكرات الدعوى مروراً بالمراسلات القضائية بما فيها المراسلات الإلكترونية وانتهاءً بالأحكام الموقعة رقمياً.

سجلات العقارات

سجلات العقارات

تسهل ادارة كامل المستندات المرتبطة بالعقارات المعنية مركزياً واستخدامها وأرشفتها بصورة قابلة للاسترجاع.

سجلات الائتمان

سجلات الائتمان

توفر للموظف المختص البيانات المتعلقة بالعميل وكامل المستندات اللازمة لاتخاذ القرارات من خلال ضغظة زر واحدة.

سجلات العملاءسجلات العملاء

سجلات العملاء

تتضمن كامل المعلومات سواءً القديمة أو الحديثة المتعلقة بالعميل، بالإضافة لجميع المراسلات سواءً الورقية والإلكترونية.

سجلات المرضىسجلات المرضى

سجلات المرضى

تقدم استعراض شامل لبيانات المريض وحالته المرضية والفترات الزمنية المرتبطة، وكذلك المستندات والصور والمكونات متعددة الوسائط لتاريخ الحالة الطبي.

سجلات الموظفينسجلات الموظفين

سجلات الموظفين

تدير كامل الوثائق والمستندات المرتبطة بالموظف المعني، مثل السندات الصادرة لايصالات الدفع، وأرشفتها بصورة قابلة للمراجعة. 

سجلات المشاريعسجلات المشاريع

سجلات المشاريع

تسمح بالوصول لجميع محتويات المشروع وادارتها مركزياً بغض النظر عن النظام الخارجي الحاوي للبيانات والجهات المشاركة.

سجلات العقودسجلات العقود

سجلات العقود

تسجل جميع المستندات والوثائق المكتوبة والمتعلقة بالعقد سواءً المستندات الورقية أو الإلكترونية، كما تراقب مواعيد التسليم والمواعيد النهائية.

Test
PreviewLupe
Screen

السجلات الإلكترونية من Doxis4: أساس لجميع متطلبات السجلات

يمكن الجمع بين المستندات والسجلات والعمليات وربطها بحسب الحاجة والرغبة. وتساهم عملية الربط بين مختلف المكونات في الحصول على نهج سجلات شامل ومتكامل على منصّة تقنية واحدة مع مراعاة المتطلبات الفردية لمختلف الأقسام والجهات المعنية والمهام المنوطة.

قمرة معلومات شاملة

يحتوي كل سجل إلكتروني في Doxis4 على ورقة غلاف رقمية، تعرف بقمرة المعلومات تقوم بعرض كامل المعلومات المركزية التي يحتويها السجل بصورة واضحة ومنظمة بحسب نوعه، وبحسب مصدر المعلومات من الأنظمة الخارجية مثل نظام الموارد البشرية أو نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نظام ادارة علاقات العملاء. ويمكن من هنا إتمام المهام اللازمة واجراء العمليات المطلوبة. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

ادارة اختصاصات لجميع العملاء

وحالما يتم إنشاء تطبيقات السجلات الإلكترونية على Doxis4 cubeDesigner يمكن تقسيمها بالتوزاي على زبون الويندوز وزبون الويب من Doxis4 وعرضها عليها.

لمحة عامة حول السجلات الإلكترونية من Doxis4

ادارة السجلات

  • ورقة غلاف تتضمن البيانات الوصفية للسجل، حتى لو كانت من نظام خارجي مثل نظام الموارد البشرية أو نظام تخطيط موارد المؤسسات أو نظام ادارة علاقات العملاء
  • ضمّ شامل المكونات المعلوماتية من مختلف مصادر البيانات، مثلاً المستندات والروابط والمراجع والمحتويات متعددة الوسائط
  • القدرة على تحديد هياكل السجلات من خلال نماذج السجلات بصورة مركزية ومرنة
  • هياكل هرمية لقوائم المحتويات دون أي قيد على مداها
  • عرض معلومات السجلات بصورة متفردة "السجلات الإفتراضية"
  • قوائم محتويات ديناميكية تكمّل نفسها وتحدث بياناتها بصورة آلية
  • استخدام نماذج المؤسسات على السجلات وتحديد الحقوق فيها
  • ربط عكسي: خاصية عرض جميع السجلات التي تحتوي على المستند المرغوب
  • هياكل حفظ واضحة وأنشطة حفظ قياسية لتجنب التكرار والإعادة في سمات الحفظ
  • تخصيص المستندات في أكثر من سجل بالتوزاي دون تكرار حفظها

استخدامات السجلات

  • المعالجة المشتركة للعمليات: يمكن لفريق العمل الوصول إلى السجلات الإلكترونية والمعلومات المحدّثة فيها أولاً بأول من عدة أماكن وفي نفس الوقت
  • الوصول إلى السجلات الإلكترونية بصورة مباشرة بغض النظر عن مكان التواجد
  • الوصول إلى السجلات الإلكترونية حتى دون إتصال بالانترنت
    خاصية اخراج المستندات مؤقتاً وإعادة ادخالها
  • اشعارات البريد الإلكتروني حول أي تعديلات أو تغييرات في السجل الإلكتروني من خلال وظيفة الاشتراك
  • عمليات بحث شاملة للمستندات والسجلات وبحث مخصّص عن السجلات
  • البحث داخل سجلات معينة أو في قوائم محتويات مخصّصة
  • وصول مريح من خلال روابط ادارة محتوى المؤسسات: إرسال روابط محمية الوصول للسجلات والمستندات المعينة بصورة مباشرة من خارج الزبون
  • البحث عن المستندات المرتبطة بسمات السجلات
  • عارض مضمن لعرض أكثر من 300 صيغة
  • سجل المراجعة لكامل العمليات داخل السجل المعني
  • استعراض البيانات داخل السجلات على شكل صفحات علامة التبويب

نماذج السجلات

  • دعم مختلف أنواع قوائم المحتويات:
    • قوائم لأغراض تنظيمية
    • قوائم للمحتويات الثابتة
    • قوائم لعرض المراجع
    • قوائم للمحتويات الديناميكية
    • قوائم لنوافذ ActiveX-/-iFrame
  • خيارات ترقيم آلية لقوائم السجلات
  • إمكانية تعديل نموذج السجلات لجميع السجلات بصورة آلية دون استخدام لدلالة النسخ واللصق
  • إمكانية تحسين القوائم المحددة مسبقاً في نموذج السجلات داخل السجل الواحد من خلال القوائم الفرعية
  • منح الحقوق على مستوى القوائم وتوزيعها

السجلات الإلكترونية ضمن إطار البنية الهندسية لـ Doxis4

السجلات الإلكترونية بالارتكاز على منصّة ادارة محتوى المؤسسات المضمنة من Doxis4

للاستفسارات حول السجلات الإلكترونية وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول السجلات الإلكترونية وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact