www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

SharePoint من مايكروسوفت –
بصورة انسيابية وسريعة وآمنة

أرشفة SharePoint مع Doxis4

أرشفة SharePoint من مايكروسوفت مع Doxis4

تعتبر الأرشفة الإلكترونية مع نظام Doxis4 تكملة مثالية الشركات التي تستخدم SharePoint من مايكروسوفت كمنصة للتعاون المشترك داخل شبكات التواصل الإجتماعي الداخلية الخاصة بالشركة وكذلك كبوابات إلكترونية داخلية. وتتوجه مايكروسوفت حالياً إلى الإستفادة من الحلول السحابية مما يشجع عملية تحويل محتويات SharePoint إلى نظام ادارة محتوى المؤسسات لكامل الشركة. يقوم أرشيف Doxis4 بتخفيف العبء عن قاعدة بيانات SharePoint بصورة دائمة ويحسن بهذا كفاءة الأداء بغض النظر عن حجم البيانات وسرعة تضاعفها، كما تسهل مثلاً مساحة التخزين الإفتراضية اختيار تقنية التخزين اللازمة بكل مرونة وسهولة. ويتم حفظ المحتويات في النظام مرة واحدة فقط لمنع التكرار، فيما يمكن إضافة روابطها لأكثر من مستند أو ملف، الأمر الذي يتيح الاستفادة القصوى من مساحات التخزين المتوفرة. ويعتبر أرشيف Doxis4 المعتمد بحسب شهادة IDW PS 880 الأساس المتين للأرشفة القابلة للمراجعة بما يسمح بحفظ المستندات والبيانات المتوجب أرشفتها من SharePoint على المدى الطويل.

كما يمكن مع Doxis4 نقل للمستندات الجاري معالجتها في SharePoint وكذلك نسخ اصداراتها. ويمكن بهذا ربط محتويات SharePoint مبكراً بمستودع المحتوى الهيكلي لكامل الشركة مما يسمح بتجميعها مع بقية المعلومات من التطبيقات والأنظمة الأخرى المستخدمة في الشركة، التي تعتمد بدورها على مستودع المحتوى من Doxis4 كتقنية موحّدة لحفظ البيانات. وبهذا يتم التخلص نهائياً من مخازن المعلومات المتناثرة ما بين صناديق البريد الإلكترونية و أنظمة الملفات وكذلك SharePoint. ويمكن للأشخاص ذوي الصلاحيات اللازمة الوصول إلى المعلومات المحددة والمطلوبة أثناء اجراء عمليات الأعمال في لمح البصر ودون أي تأخير.

خيارات أرشفة مرنة وقابلة للتهيئة

يمكن اجراء عمليات الأرشفة لمحتويات SharePoint داخل مستودع المحتوى من Doxis4 أو ما يعرف بالأرشيف آلياً من خلال قواعد محددة مسبقاً أو يدوياً عن طريق المستخدم مباشرةً. ويقوم Doxis4 بأرشفة مختلف محتويات SharePoint حتى مايعرف "بالعناصر"، التي تتكوّن من أكثر من ملف. ويتم نقل سمات المستندات من SharePoint إلى نظام ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4، بما يسمح بتجميع محتويات SharePoint وبقية المستندات الهامة في الأنظمة الأخرى مع بعضها البحث ويسهل البحث عنها. وبعد الإنتهاء من الأرشفة يتم ربط البيانات برابط داخل SharePoint، كي يتمكن المستخدم بنقرة زر واحد الوصول إلى المعلومات المطلوبة، كما هي العادة دائماً. واذا استدعت الحاجة يمكن استعادة البيانات من الأرشيف ، ويمكن حينها الوصول إليها من خلال خاصية التخزين المؤقت، خلال ثواني معدودة. ومن خلال عرض خدمات Doxis4 داخل SharePoint يمكن إتمام عملية الأرشفة يدوياً، أو حتى عرض المستندات من داخل Doxis4 عند الحاجة إليها، حيث يمكن تحديد العديد من المستندات وأرشفتها وكذلك استعادتها من داخل الخدمات. وبالإضافة إلى استدعاء البيانات داخل SharePoint يمكن الانتقال مباشرة إلى أحد زبائن Doxis4 للإستفادة من الخصائص والوظائف المتاحة مثل خدمة الاشعارات وروابط المستندات.

لقاعدة بيانات SharePoint عاملة بصورة انسابية وسريعة

تنصح مايكروسوفت مستخدميها بنقل كميات البيانات الضخمة والمعلومات قليلة الاستخدام من داخل قاعدة بيانات SharePoint. بحيث يتمكن للنظام من اجراء عمليات النسخ الاحتياطي والاستعادة بصورة فعّالة وفي أقل زمن ممكن. وتوفر مايكروسوفت بدورها الواجهات الضرورية لهذا الدعم. ويستخدم Doxis4 عند أرشفة البيانات خاصية منع التكرار أو ما يعرف بأرشفة المثيلات المفرد. والتي تعمل على حفظ البيانات بصورة مجسمة مرة واحدة فقط في الأرشيف، حتى لو كانت مكررة الذكر داخل نظام SharePoint كروابط، أو حتى مثلاً في حالة استخدام بوابة الخدمات من Doxis4 على أنظمة أخرى مثل نظام الملفات وخوادم البريد الإلكتروني. ولا تقتصر فوائد ومميزات أرشيف Doxis4 على ماسبق ذكره فحسب بل تشمل أيضاً مساحات التخزين الإفتراضية التي بفضلها يمكن استخدام أنظمة تخزين مختلفة أو حتى جمعها معاً، بواسطة عملية النقل السلسة للبيانات إلى أنظمة التخزين الجديدة وبما يضمن الوصول إلى المستندات والبيانات المخزنة حتى على المد البعيد. كما تعتبر الأساس لادارة دورة حياة المعلومات، التي تقوم بتقيّيم المستندات بحسب أهميتها لعمليات الأعمال الحالية، وبناءً عليها يتم تحديد نظام التخزين الأمثل لها من الأنظمة المختلفة.

أرشفة قابلة للمراجعة مع SharePoint

لا تنص اللوائح القانونية المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية على شكل محدد على تقنية نظام بعينها، بل يمكن للشركات بحسب احتياجاتها اختيار أي نظام يتوافق مع القواعد الأساسية لنظام المحاسبة المحددة قانونياً. ففي ألمانيا على سبيل المثال يجب أن يتوافق النظام مع معايير IDW PS 880 و IDW RS FAIT 3. قد يمكن نظرياً أرشفة البيانات مع SharePoint، إلا أن هناك العديد من القيود على النظام بحسب أخر دراسة أجرتها شركة KPMG المرموقة على طلب من شركة مايكروسوفت في عام 2011، خصوصاً فيما يتعلق بمتطلبات مجال تخزين البيانات بصورة غير قابلة للتغيير بخاصية الكتابة مرة والقراءة أكثر من مرة التي لا يمكن للنظام تلبيتها وبهذا لا يتوافق مع الشروط الصارمة لقابلية المراجعة.

وقد حصل نظام Doxis4 على شهادة IDW PS 880 الأمر الذي يعزز مميزات النظام وقدرته على تلبية المتطلبات القانونية بما يمنح المستخدم الضمانات اللازمة حول عملية تخزين البيانات والمستندات بصورة سليمة. ويسمح Doxis4 بربط أنظمة أرشفة البيانات غير القابلة للتغير باختلاف منتجيها، مثلاً نظام Doxis4 safeLock من شركة SER، ويدعم إنشاء نسخ بي دي إف إيه للبيانات من مختلف ملفات سطح المكتب وصيغ مايكروسوفت أوفيس آلياً بحسب قواعد محددة مسبقاً، تجدر الإشارة إلى أن نسخ بي دي إف أيه هي الأفضل لحفظ محتوى البيانات على المدى الطويل. وينقل Doxis4 آجال الحفظ مباشرة من داخل SharePoint أو يقوم بتحديدها بناءً على قواعد الأرشفة المعنية والمحددة مسبقاً.

لمعرفة المزيد حول أرشفة SharePoint من Doxi4

الفوائد

  • كفاءة أداء دائمة ومستمرة لنظام SharePoint من خلال نقل وتخزين المستندات والملفات والمكونات الأخرى من داخل النظام إلى داخل مستودع المحتوى من Doxis4
  • حفظ البيانات وأرشفتها بصورة آلية بواسطة قواعد محددة مسبقاً أو يدوياً
  • منع تكرار البيانات من خلال أرشفة المثيلات المفرد
  • أرشفة إلكترونية معتمدة قابلة للمراجعة بحسب شهادة IDW PS 880
  • تقليص زمن النسخ الإحتياطي والاستعادة

الخصائص والمميزات

  • الادارة والتحكم

    تدعم أرشفة SharePoint مع Doxis4 خاصية التحديد المرن لقواعد الأرشفة لمواقع SharePoint الكاملة، وتسمح أيضاً بكل سهولة بإضافة استثناءات للقواعد الموضوعة، دون الحاجة لإضافة قواعد جديدة. ويمكن تشكيل قواعد الأرشفة بصورة مرنة من مختلف المجالات، مثل قواعد "اختيار المستند"، التي تحدد نوع المستندات من داخل مواقع SharePoint المتوجب حفظها في الأرشيف. وتعتبر "صيغة الأرشفة" من الأوجه المهمة التي يجب مراعاتها، حيث يتم مثلاً تحديد ما إذا سيتم إنشاء مجمل للنص الكامل لعمليات البحث أو ما إذا كانت هناك حاجة لتأمين البيانات من خلال انشاء نسخ بي دي إف إيه لتخزينها على المدى البعيد وغيرها. كما تعتبر "ادارة مساحات التخزين" مهمة كونها تحديد مصير مكونات المعلومات في النظام الأصل بعد إتمام عمليات الأرشفة أو الاستعادة. ويمكن كذلك تحديد الإطار الزمني لعمل قواعد الأرشفة بما يتوافق مع متطلبات الشركة بصورة مرنة.

  • حفظ البيانات وآجال حفظها

    تدعم أرشفة SharePoint مع Doxis4، بحسب المتطلبات، مختلف السيناريوهات الممكنة لعمليات الحفظ وإضافة الرابط والحذف. حيث يمكن حفظ المستندات والبيانات في أرشيف Doxis4 بالتوازي مع حفظها في النظام الأصلي، مثلاً الملفات كثيرة الطلب والاستخدام، أو مثلاً المستندات الخاضعة للمعالجة في SharePoint، ويمكن لـ Doxis4 من مزامنة هذه المستندات والملفات في أي وقت كنسخة اصدار جديدة. أما في حالة البيانات والمستندات قليلة الاستخدام فيفضل حذفها من النظام الأصلي بعد أرشفتها والاستعاضة عنها بربط عناصرها في Doxis4. ويقوم Doxis4 عمليات الحذف الجزئي بصورة آلية بناءً على قواعد الأرشفة المحددة مسبقاً. وبحسب إنتهاء المدة الزمنية للحفظ أو بحسب القواعد المحددة مسبقاً للمستندات القديمة جداً يمكن لـ Doxis4 حذفها بالكامل نهائياً لتحرير مساحات التخزين. ومن مبدأ حماية البيانات يمكن فقط لمجموعة محددة من المستخدمين حذف أي من البيانات أو المستندات المحفوظة في نظام الملفات بصورة يدوية، وهذه خاصية ضرورية، مثلاً في قسم الموارد البشرية.

  • سمات المستند والبحث عن كامل النص

    يتم نقل سمات المستندات من داخل SharePoint إلى داخل Doxis4 باعتبارها بيانات وصفية عند نقل البيانات والمستندات من SharePoint إلى أرشيف Doxis4 أو حتى حفظها بالتوازي في النظامين. تمكن عملية نقل البيانات إلى الحصول على مستودع محتوى مركزي يضم كامل البيانات والمستندات بغض النظر عن مصدرها، كما أنها تعمل على تحقيق أرشفة آمنة للبيانات وتقوم كذلك بتخفيف العبء عن خادم SharePoint. وتتمثل أهمية البيانات الوصفية كونها أساس إتمام عمليات البحث بسرعة فائقة داخل زبائن Doxis4. كما يمكن أثناء إتمام عملية الحفظ إضافة مجمل للنص الكامل للمستند، الذي يقوم بدوره بتسهيل عمليات البحث عن كامل محتوى المستند.

  • قابلية مراجعة معتمدة

    قامت الشركة العالمية المرموقة ديلويت أند توش للمحاسبة والتدقيق بمنح حلول مجموعة SER لادارة محتوى المؤسسات شهادة IDW PS 880. وتتم الأرشفة الإلكترونية وفقاً لحماية معالجة البيانات وكذلك قانون الضرائب الألماني والقانون التجاري والقواعد الأساسية للوصول للبيانات وقابلية فحص الوثائق الرقمية والقواعد الأساسية لنظام المحاسبة بحسب القانون. ويمنع برنامج الحماية ضد الكتابة المدعوم بخاصية الكتابة مرة واحدة والقراءة أكثر من مرة (WORM)، من تغيير البيانات المحفوظة على الأقراص الصلبة لاحقاً أو حتى حذفها. وتعتبر كل من قابلية المراجعة المعتمدة وتوثيق العمليات الدقيق وآجال الحفظ المرنة وقابلية تتبع التغييرات والتواقيع الإلكترونية جميعها أساساً ضرورياً لتطبيق اللوائح القانونية والالتزام بتخزين المستندات الملزم حفظها على المدى الطويل على أتم وجه.

Fraport AG

Fraport AG relies on Doxis4 for long-term archiving. The archive already contained 8.7 million documents with a total volume of 1.3 terabytes when the company switched to the current product generation.

Best Practice »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
Randstad Germany

Randstad, the leading employment services provider in Germany, introduced the Doxis4 archive to archive more than 27 million personnel documents from the leading SAP Folder Management system.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive relies on DMS archiving solutions, a globally networked, high-availability storage infrastructure and other SER solutions to optimise its processes all over the world.

Best Practice »
DHL Express

Since 2010, DHL has relied on a uniform, company-wide DMS solution based on Doxis4 to create one of the largest commercial document archives in the world with the help of its partner, HP.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

اقرأ المزيد »

الأرشفة الإلكترونية

يعتبر مستودع المحتوى من Doxis4 مجمع معلومات شامل لكامل بيانات ومستندات الشركة. يحتوى مستودع المحتوى على كامل المعلومات سواءً تلك المخزنة على المدى البعيد داخل الأرشيف أو تلك المحفوظة مؤقتاً أو المحفوظة للمعالجة من مختلف المصادر، مثلاً من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وادارة علاقات العملاء وادارة الموارد البشرية والبريد الإلكتروني وتطبيقات الأوفيس وغيرها بغض النظر عن صيغتها. ويقوم مستودع المحتوى بتوفير هذه المعلومات عند الحاجة إليها فوراً، من خلال زبائن Doxis4 وكذلك من خلال الوظائف المعنية داخل التطبيقات المستخدمة في الشركة.

بوابة الخدمات من Doxis4

تمثل بوابة الخدمات من Doxis4 الأساس الموحّد لانجاز عمليات الأرشفة بصورة آلية ومنظمة بحسب القواعد المحددة مسبقاً من داخل محتويات الأنظمة الجماعية، مثلاً Exchange في أوتلوك من مايكروسوفت وكذلك ولوتس دومينو من نوتس IBM، أو من داخل محتويات SharePoint وخوادم الملفات. وتسعى بوابة الخدمات إلى تخفيف العبء عن الأنظمة المذكورة وتأتي كبديل لمخازن المعلومات في الشركة.

وتسمح هذه الخدمات باجراء عمليات أرشفة البريد الإلكتروني سواءً بحسب القواعد المحددة مسبقاً أو يدوياً، وكذلك الملفات في أنظمة الملفات و أيضاً المستندات من أنظمة SharePoint.

 

الفوائد

  • بوابة خدمات شاملة لـ:
    • Exchange في أوتلوك من مايكروسوفت
    • لوتس دومينو من نوتس IBM
    • خوادم البيانات وأنظمة الملفات
    • تطبيق SharePoint من مايكروسوفت
  • أرشفة يدوية أو آلية بحسب القواعد المحددة مسبقاً
  • حذف البيانات آلياً بحسب القواعد المحددة مسبقاً من داخل النظام الأصل، سواءً كلياً أو جزئياً

لمحة عامة حول أرشفة SharePoint من مايكروسوفت مع Doxis4

الأرشفة والإستعادة

  • قواعد ضبط شاملة لارشفة المستندات في مايكروسوفت SharePoint بصورة آلية
  • خصائص الأرشفة الآلية والإستعادة للمستندات والملفات من داخل SharePoint
  • استبدال مستندات مايكروسوفت SharePoint إلى مايعرف بكود ستب (Stubs)
  • استدعاء العناصر المحفوظة في الأرشيف من داخل SharePoint
  • عرض حالة الأرشيف في جداول SharePoint
  • الإنتقال إلى زبائن Doxis4 من خلال الخصائص الإضافية
  • حفظ المثيلات المفرد، بهدف منع تكرار البيانات

الادارة

  • ادارة مركزية موحّدة
  • إمكانية الربط مع مختلف الأنظمة الخارجية الأخرى
  • إمكانية الربط مع مختلف أنظمة الأرشفة الأخرى
  • قواعد ضبط متعددة للنطاقات المتخصصة مثل مايكروسوفت SharePoint
  • التحكم بالزمن في العمليات الجارية في الخلفية
  • الربط مع وحدة التحكم في ادارة مايكروسوفت (Microsoft Management Console) كنقطة دخول فردية

المزامنة

  • استعادة الكائنات المعلوماتية الفردية في النظام الأصل عند فتحها
  • الوصول إلى الكائنات المعلوماتية المستعادة، دون الحاجة للوصول إلى الأرشيف من خلال خاصية التخزين المؤقت
  • الحذف الآلي داخل النظام الخارجي للكائنات المعلوماتية المستعادة
  • المزامنة الآلية في الأرشيف للتغيرات الطارئة، مثلاً نسخ الاصدارات

البنية التحتية

  • قابلية توسع عالية
  • دعم عنقود البيانات (كلستر)
  • مساحات تخزين افتراضية تدعم مختلف تقنيات التخزين للحفاظ على المحتوى دون تغيير، مثل Doxis4 safeLock و EMC Centera و EMC VNX FLR و Hitachi HCP و HP iCAS و HP IAP و IBM SSAM API و NetApp SnapLock و SAN/NAS File وكذلك خيارات التخزين السحابي من Amazon S3 و Google Storage و Microsoft Azure
  • ترحيل سلس للبيانات إلى تقنيات التخزين الجديدة
  • استخدام بوابة خدمات متعددة لتوزيع العبء

للاستفسارات حول عملية أرشفة بيانات SharePoint وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول عملية أرشفة بيانات SharePoint وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact