www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

أرشفة نظام الملفات –
التحكم بالمحتوى من خلال الأرشفة الآلية

أرشفة نظام الملفات مع Doxis4

أرشفة نظام الملفات مع Doxis4

على الرغم من جميع مساوئ نظام الملفات في حفظ المستندات والبيانات على ما يعرف بخوادم الملفات، إلا أن كثيراً من الشركات مازالت تستخدمه بصورة أساسية لحفظ بياناتها. وتتضاعف كميات البيانات المخزنة بصورة مستمرة وتفوق في كثير من الأحيان حاجز البيتابايت. ويقوم الموظفون وفرق العمل بادارة المستندات هنا من خلال قوائم ملفات متفرعة بصورة كبيرة وغير واضحة على الإطلاق. أما عملية إيجاد المعلومات بحد ذاتها فهي قمة في التعقيد، خصوصاً في بنى القوائم غير المهيكلة وغير المنظمة بعناية.

وتحتاج كميات البيانات المهولة مساحات تخزين ذات تكلفة باهظة. كما تستهلك كل من عمليات النسخ الإحتياطي للأنظمة وادارتها وصيانتها الموارد التقنية، وتستنفذ الكثير من الوقت والجهد والمال. وكلما ازدادت كمية البيانات، كلما كبرت مساحات التخزين المخصصة لها، وبهذا تستغرق عملية النسخ الإحتياطي وقتاً أطول. وتستغرق عمليات البحث اليومية وعمليات الوصول إلى الملفات وقتاً أطول وتقلل بهذا كفاءة أداء النظام، الذي بدوره يستنفذ وقت المستخدم الثمين.

والأسوء من هذا كله هو نشوء نسخ متناثرة غير مصنفة داخل قوائم الملفات. حيث يقوم الموظفون بإنشاء نسخ اصدارات مختلفة للمستندات وحفظها في أماكن مختلفة داخل نظام الملفات، الأمر الذي يؤدى إلى نشوء نسخ متناثرة غير مصنفة من البيانات وبصورة غير قابلة للمراجعة. ولا يتم في هذه الحالة مراعاة متطلبات مراقبة الإلتزام ويضيع المستخدم بين البيانات غير المهيكلة والمحفوظة في غير سياقها، كما يتم استنفاذ مساحات تخزين ضخمة يمكن في الواقع الاستغناء عنها. كل هذا لا ينطبق على ما يفترض أنه أرشفة قابلة للمراجعة للمعلومات الحساسة وللمستندات والبيانات المتوجب حفظها وفقاً لللوائح القانونية.

الوصول إلى المستندات المخزنة كما جرت العادة

توفر أرشفة نظام الملفات من Doxis4 وظائف شاملة للتخزين الآمن، بما في ذلك الأرشفة القابلة للمراجعة، وايضاً استراجاع الملفات والسجلات والقوائم وأنظمة الملفات بالكامل، إذا استدعى الأمر. ويمكن تحديد ماهية المكونات التي يتوجب أرشفتها إما من خلال سمات الملف أو يدوياً.

وتتم الأرشفة بصورة آلية أو من خلال تحديدها زمنياً، بحيث تجري في خلفية النظام، ويمكن هنا التحكم بها من خلال أداة ضبط قابلة للتهيئة. وبواسطة قواعد خاصة يمكن تخصيص نوع المحتوى المتوجب أرشفته في النظام. وبالعكس أيضاً يمكن الوصول إلى المكونات المعلوماتية المخزنة بكل شفافية ويسر بنقرة زر واحدة، فمثلاً يمكن إيجاد المعلومات واستعادتها من خلال مربع "فتح الملف".

وبالنسبة للمستخدم فإن واجهة العمل تظل مثلما هي عليها دون اختلاف، فالمهم هو عرض الملف بغض النظر عن مكان حفظه، سواءً على خادم الملفات أو في مستودع المحتوى من Doxis4. ويمكن للمستخدم من خلال ايقونة الملف (CD) معرفة إذا كان الملف المعني قد تمت أرشفته مسبقاً أو لا. ويمكن فتح المستندات  المخزنة والمحفوظة في الأرشيف وعرضها وإرسالها أو ربطها بمستندات أخرى واضافة روابط لها بكل سهولة. ويمكن أيضاً استعادة كميات بيانات كبيرة بصورة منتظمة من خلال العمليات الإدارية المعنية، او ما يعرف بالمهام.

تخفيف العبء عن خوادم الملفات والموارد التقنية

تعمل أرشفة نظام الملفات ضمن برنامج الأرشفة الإلكترونية من Doxis4 على تخفيف العبء عن خوادم الملفات في الشركة. حيث يتم فحسب حفظ مجموعات الملفات مع أسمها وسماتها وروابطها على خادم الملفات. مما يسهل عمليات الصيانة والنسخ الإحتياطي ويقلص الوقت اللازم لها ولعمليات الاستعادة بصورة ملموسة. كما يتم مراعاة المعايير التنظيمية المحددة من قبل مراقبة الالتزام فيما يتعلق بالأرشفة القابلة للمراجعة.

لمعرفة المزيد حول أرشفة نظام الملفات من Doxis4

الفوائد

  • تخفيف العبء عن خوادم الملفات وأنظمة الملفات
  • تجنب تكرار حفظ أكثر من نسخة لذات البيانات من خلال الأرشفة المفردة للمثيلات
  • تقليص زمن النسخ الإحتياطي
    وزمن الاستعادة
  • أرشفة يدوية أو آلية مبنية على تحديدات مسبقة
  • البحث عن المحتوى بصورة ذكية وفعّالة بواسطة البحث عن كامل النص
  • تحسين كفاءة الأداء
  • دمج الخوادم مع مساحات التخزين مع النسخ الاحتياطية
  • أرشفة البيانات بصورة معتمدة

الخصائص والمميزات

  • الادارة والتحكم

    من أهم مميزات أرشفة نظام الملفات من Doxis4 هو الإمكانية المرنة لتحديد قواعد الأرشفة والتحكم بها. كما يمكن أيضاً تحديد الاستثناءات لهذه القواعد، من مبدأ أن لكل قاعدة استثناء، وبفضل هذه الخاصية المضمنة للحالات الخاصة فليس من الضروري إنشاء قواعد جديدة لها في كل مرة. وتتضمن قواعد الأرشفة ذاتها العديد من المجالات التي تتضمن بدورها معايير مختلفة للقواعد المعنية. وتعتبر "اختيار المستندات"من أهم المعايير التي تقوم بتحديد العناصر المزمع ارشفتها ضمن أرشيف نظام الملفات، او تقوم بتحديد أي ملف يجب أن يتم استثناءه من عملية الأرشفة. ومن المعايير المهمة أيضاً "صيغة الأرشفة"، حيث تقوم مثلاً تحديد ما إذا سيتم إنشاء مجمل للنص الكامل أو ما إذا كانت هناك حاجة لضغط الملفات وغيرها من الخيارات. ويعتبر معيار "ادارة مساحات التخزين" مهماً، كونه يحدد مصير مكونات المعلومات في النظام الأصل بعد اتمام عمليات الأرشفة أو الاستعادة. بالإضافة لهذا كله يمكن تحديد القواعد المتعلقة بالوظائف التي يمكن أن يستخدمها المستخدم بصورة يدوية من الزبائن مباشرة. كما يمكن للمستخدمين تحديد المدة الزمنية التي يمكن فيها استخدام قواعد الأرشفة.

  • أولا الأرشفة ثم إضافة الرابط ثم الحذف

    عند استخدام أرشفة نظام الملفات من Doxis4 يمكن أخر مختلف السيناريوهات من أرشفة وإضافة رابط وحذف في عين الإعتبار. حيث يمكن مثلا حفظ المستند أو الملف التي تمت أرشفته في النظام الأصلي وكذلك في نظام Doxis4 على التوازي. ويعتبر خيار الحفظ في النظام الأصلي مناسباً في حالة البيانات والمستندات ذات الطلب المستمر. أما في حالة البيانات والمستندات قليلة الاستخدام فيفضل حذفها من النظام الأصلي بعد أرشفتها والاستعاضة عنها برابط عناصرها في Doxis4. وتجري هذه العملية أو ما يعرف بالتقليص أو الحذف الجزئي، بصورة آلية أثناء أرشفة نظام الملفات بناءً على القواعد المحددة مسبقاً، وتتم العملية مباشرة بعد الإنتهاء من الأرشفة. وفي حال البيانات والمستندات التي لم تعد الشركة بحاجة لها إطلاقاً، على سبيل المثال كونها بيانات قديمة جداً أو بسبب انتهاء آجال الحفظ المفروضة، فيمكن من خلال قاعدة محددة مسبقاً حذفها نهائياً من النظامين وبصورة تامة. ومن مبدأ حماية البيانات يمكن فقط لمجموعة محددة من المستخدمين حذف أي من البيانات أو المستندات المحفوظة في نظام الملفات بصورة يدوية.

  • خلق الشفافية المطلوبة للاستخدام

    يراعي أرشيف نظام الملفات من Doxis4 أثناء دمجه مع نظام الملفات المستخدم بصورة كبيرة وقابلية الاستخدام التي اعتاد عليها عتد استخدام نظام الملفات ومستكشف الملفات من ويندوز. وبهذا لا يترتب على المستخدم أن يغيّر طريقة عمله اليومية مع البيانات، حيث يمكن فتح المستندات وغيرها وارسالها أو إضافتها لمستندات أخرى وإضافة روابطها. وينجز Doxis4 المهام الضرورية في الخلفية، فعلى سبيل المثال يجلب البيانات المعنية من الأرشيف حال طلبها ويقوم كذلك بعملية الاستعادة. كما يقوم بادراج الرموز الضرورية حول كل مستند، ما إذا قد تمت أرشفته أو حتى في حالة حذفه من الأرشيف.

  • البحث في الأرشيف عن طريق نظام الملفات

    يمكن البحث مباشرة داخل نظام الملفات بواسطة مكوّن إضافي عن الملفات المحفوظة في الأرشيف، حتى تلك التي تم حذفها في نظام الملفات من قبل أرشيف نظام الملفات من Doxis4. ويتم استخدام البيانات الوصفية للمستندات عند اجراء عمليات البحث. وتنكون المعلومات الوصفية على سبيل المثال من اسم المستند ومكان الحفظ (ملف الحفظ). ويتعرض نتائج البحث على شكل جدول، يمكن للمستخدم من خلال اختيار النتائج المرغوبة بالنقر عليها. ومن خلال خاصية البحث عن كامل النص يمكن البحث في محتوى الملفات والمستندات على البيانات المطلوبة. كما يمكن الجمع بين طريقتي البحث للحصول على نتائج مثالية.

  • قابلية مراجعة معتمدة

    قامت الشركة العالمية المرموقة ديلويت أند توش للمحاسبة والتدقيق بمنح حلول مجموعة SER لادارة محتوى المؤسسات شهادة IDW PS 880. وتتم الأرشفة الإلكترونية وفقاً لحماية معالجة البيانات وكذلك قانون الضرائب الألماني والقانون التجاري والقواعد الأساسية للوصول للبيانات وقابلية فحص الوثائق الرقمية والقواعد الأساسية لنظام المحاسبة بحسب القانون. ويمنع برنامج الحماية ضد الكتابة المدعوم بخاصية الكتابة مرة واحدة والقراءة أكثر من مرة (WORM)، من تغيير البيانات المحفوظة على الأقراص الصلبة لاحقاً أو حتى حذفها. وتعتبر كل من قابلية المراجعة المعتمدة وتوثيق العمليات الدقيق وآجال الحفظ المرنة وقابلية تتبع التغييرات والتواقيع الإلكترونية جميعها أساساً ضرورياً لتطبيق اللوائح القانونية والالتزام بتخزين المستندات الملزم حفظها على المدى الطويل على أتم وجه.

Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

اقرأ المزيد »
DHL Express

Since 2010, DHL has relied on a uniform, company-wide DMS solution based on Doxis4 to create one of the largest commercial document archives in the world with the help of its partner, HP.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive relies on DMS archiving solutions, a globally networked, high-availability storage infrastructure and other SER solutions to optimise its processes all over the world.

Best Practice »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Fraport AG

Fraport AG relies on Doxis4 for long-term archiving. The archive already contained 8.7 million documents with a total volume of 1.3 terabytes when the company switched to the current product generation.

Best Practice »
Randstad Germany

Randstad, the leading employment services provider in Germany, introduced the Doxis4 archive to archive more than 27 million personnel documents from the leading SAP Folder Management system.

اقرأ المزيد »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »

الأرشفة الإلكترونية

يعتبر مستودع المحتوى من Doxis4 مجمع معلومات شامل لكامل بيانات ومستندات الشركة. يحتوى مستودع المحتوى على كامل المعلومات سواءً تلك المخزنة على المدى البعيد داخل الأرشيف أو تلك المحفوظة مؤقتاً أو المحفوظة للمعالجة من مختلف المصادر، مثلاً من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وادارة علاقات العملاء وادارة الموارد البشرية والبريد الإلكترونية وتطبيقات الأوفيس وغيرها بغض النظر عن صيغتها. ويقوم مستودع المحتوى بتوفير هذه المعلومات عند الحاجة إليها فوراً، من خلال زبائن Doxis4 وكذلك من خلال الوظائف المعنية داخل التطبيقات المستخدمة في الشركة.

لمعرفة المزيد حول أرشيف Doxis4 الشامل

بوابة الخدمات من Doxis4

تمثل بوابة الخدمات من Doxis4 الأساس الموحّد لانجاز عمليات الأرشفة بصورة آلية ومنظمة بحسب القواعد المحددة مسبقاً من داخل محتويات الأنظمة الجماعية، مثلاً Exchange في أوتلوك من مايكروسوفت وكذلك ولوتس دومينو من نوتس IBM، أو من داخل محتويات SharePoint وخوادم الملفات. وتسعى بوابة الخدمات إلى تخفيف العبء عن الأنظمة المذكورة وتأتي كبديل لمخازن المعلومات في الشركة. وتسمح هذه الخدمات باجراء عمليات أرشفة البريد الإلكتروني سواءً بحسب القواعد المحددة مسبقاً أو يدوياً، وكذلك الملفات في أنظمة الملفات و أيضاً المستندات من أنظمة SharePoint.

الفوائد

  • بوابة خدمات شاملة لـ:
    • Exchange في أوتلوك من مايكروسوفت
    • لوتس دومينو من نوتس IBM
    • خوادم البيانات وأنظمة الملفات
    • تطبيق SharePoint من مايكروسوفت
  • أرشفة يدوية أو آلية بسحب القواعد المحددة مسبقاً
  • حذف البيانات آلياً بحسب القواعد المحددة مسبقاً من داخل النظام الأصل، سواءً كلياً أو جزئياً

لمحة عامة حول أرشفة نظام الملفات مع Doxis4

أرشفة نظام الملفات

  • فهرسة آلية للملفات المحفوظة في الأرشيف
  • قواعد ضبط قابلة للتهيئة للأرشفة الادارية واليدوية
  • شفافية تكامل مع نظام الملفات
  • دعم نظام ملفات التقنية الجديدة ونظم الملفات الأخرى
  • دمج عملية البحث في المستكشف أو في نظام الملفات

الادارة

  • ادارة مركزية موحّدة
  • إمكانية الربط مع مختلف الأنظمة الخارجية الأخرى
  • إمكانية الربط مع مختلف أنظمة الأرشفة الأخرى
  • قواعد ضبط متعددة للأرشفة والاستعادة، مثلا التحكم بها ادارياً أو يدوياً أو زمنياً
  • التحكم بالزمن في العمليات الجارية في الخلفية
  • الربط مع وحدة التحكم في ادارة مايكروسوفت (Microsoft Management Console) كنقطة دخول فردية

المزامنة

  • استعادة الكائنات المعلوماتية الفردية في النظام الأصل عند فتحها
  • Zالوصول إلى الكائنات المعلوماتية المستعادة، دون الحاجة للوصول إلى الأرشيف من خلال خاصية التخزين المؤقت
  • الحذف الآلي داخل النظام الخارجي للكائنات المعلوماتية المستعادة
  • المزامنة الآلية للأرشيف والتغيرات الطارئة، مثلاً نسخ الاصدارات

البنية التحتية

  • قابلية عالية للتوسع
  • دعم عنقود البيانات (كلستر)
  • استخدام بوابات خدمات مختلفة لتوزيع العبء
  • حفظ المثيلات المفرد

للاستفسارات حول أرشفة نظام الملفات وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول أرشفة نظام الملفات وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact