www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

أرشفة المستندات والسندات المالية
بصورة سليمة قابلة للمراجعة

أرشفة المستندات والسندات مع Doxis4

أرشفة المستندات والسندات مع Doxis4

أهم قاعدة من القواعد القانونية الأساسية في الحسابات هي التأكد من وجود السند قبل تسديد أي فاتورة. حيث يعتبر السند هو أساس التعامل عند الدفع ويعتبر كذلك دليل على صحة الفاتورة ويعتبر كذلك كتوثيق لعملية الدفع. كما يوثق التعامل المالي للشركة وتبعاته المالية كذلك.

وللسندات كذلك أهمية خاصية لا تنتهي بالدفع، بل يتوجب الحفاظ عليها وأرشفتها بحسب القوانين الضريبية. حيث يتوجب على الشركات وادارتها اتخاذ الاحتياطات اللازمة، بحيث تتمكن من الوصول إلى كامل السندات والمستندات المعنية واستخراجها بصورة قابلة للقراءة حتى بعد مرور سنوات عديدة. ويتعامل قسم الحسابات يومياً مع كميات هائلة من المستندات والسندات المتوجب حفظها وأرشفتها والتي تشمل الفواتير الصادرة والواردة ودفتر الحسابات وكشوفات الحساب وقوائم الأرصدة النقدية والمراسلات وغيرها، حيث تنص القوانين مثلاً في ألمانيا وسويسرا على حفظ هذه المستندات لمدة اقصاها عشر سنوات، بينما تنص القوانين في النمسا على ضرورة حفظ هذه المستندات بصورة قابلة للمراجعة ودون أي تغيير لمدة سبع سنوات على الأقل. ويجب توافر هذه البيانات والسندات فوراً وبصورة قابلة للقراءة في حال طلبت مصلحة الضرائب عرضها والاطلاع عليها.

بنية تحتية موّحدة للأرشفة لمختلف الصيغ

تقدم حزمة ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4 برنامج أرشفة شامل بحلول متكاملة لكامل الشركة، حيث يمكن استخدامه في قسم الحسابات لأرشفة المستندات والسندات ولاحقاً توسيعه بصورة تدريجية على بقية أقسام الشركة بحسب الرغبة. ويتيح برنامج الأرشفة للشركات الحصول على بنية تحتية موّحدة للأرشفة لمختلف الصيغ وقابلة للتكامل مع البرامج والأنظمة الأخرى المستعملة داخل الشركة بحسب عمليات الأعمال.

ويمكن الحصول على أرشيف المستندات والسندات من Doxis4 في إطار برنامج ادارة المستندات، حيث يمكن الحفاظ على السندات المالية المهمة بصورة قابلة للمراجعة ووفقاً للقوانين التجارية وبحسب المواعيد والآجال المحددة من قبل مصلحة الضرائب. بالإضافة لهذا يعنى الأرشيف الخاص بالمستندات والسندات بسرعة تتوفيرها في إطار المراجعة الدورية للحسابات وأثناء عمليات الجرد، حتى بعد مرور سنوات عديدة، وبقابلية قراءة عالية، وتتم الأرشفة غالباً بصيغ الملفات القابلة للقراءة والحفظ لفترات طويلة مثل صيغ TIFF وبي دي إف وبي دي إف إيه.

الوصول للسند الصحيح بنقرة زر واحدة

يمكن البحث عن السندات والمستندات وعرضها مباشرة بنقرة زر واحدة سواءً من داخل برامج الحسابات أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو من خلال عارض Doxis4 أو عن طريق زبون الويندوز أو الويب أو الموبايل من Doxis4 أو من خلال البرنامج الأصلي للصيغة المعنية والتي تم اصدار السند عن طريقها. ويمكن نقل البيانات الوصفية المطلوبة للسندات والمستندات مباشرة من داخل أنظمة الحسابات المالية أو أنظمة ادارة المواد والبضائع سواءً بصورة آلية أو يدوية.

أرشفة إلكترونية قابلة للمراجعة مع Doxis4

تلعب قابلية المراجعة دوراً أساسياً عند اختيار نظام الأرشفة المرغوب: من أهم المميزات التي يجب أن يتمتع بها الأرشيف الإلكتروني للمستندات والسندات هو ذاكرة تخزين تحمي البيانات من التغييرات والتعديلات، وكذلك توثيق قابل للمراجعة لعمليات الوصول، وخيارات وصول محمية بكلمات مرور وكذلك الحفاظ على آجال الحفظ ومواعيد الحذف. وتجدر الإشارة هنا إلى أن Doxis4 يدعم تقنيات الكتابة مرة واحدة والقراءة عدة مرات (WORM)، سواءً على الأجهزة أو البرمجيات. ويتم الوصول إلى البيانات المحفوظة وعرضها بحسب صلاحيات الوصول المحدّدة للأفراد، كما يقوم Doxis4 بتوثيق عمليات الوصول والتغييرات الطارئة على البيانات من خلال سجل المراجعة. ومن خلال مراقبة آجال الحفظ ومواعيد الحذف بصورة آلية لا يمكن حذف أي مستند في الأرشيف عن طريق الخطأ.

وأثناء عمليات مراجعة الحسابات في الشركة يمكن إنشاء مساحات عمل موقتة، يمكن من خلالها الوصول إلى المستندات والسندات الرقمية من خلال ما يعرف بـ "مساحة المستند"، مما يؤدي لتسهيل عملية المراجعة وتسريعها.

لمعرفة المزيد حول أرشفة المستندات مع Doxis4

الفوائد

  • أرشفة كامل مستندات وسندات قسم الحسابات بصورة معتمدة وقابلة للمراجعة وفقاً لشهادة IDW PS 880
  • تكامل مع مختلف برامج الحسابات وأنظمة الجرد، مثل نظام SAP ونظام Dynamics من مايكروسوفت
  • توفير كامل المستندات والسندات وإنشاء مساحات عمل مؤقتة لمدققي الحسابات وغيرهم

مسح المستندات والسندات ضوئياً وتسجيلها من البداية أو في النهاية

يدعم Doxis4 بصورة مرنة مختلف سيناريوهات الانشاء والأرشفة في قسم الحسابات:

مسح المستندات والسندات ضوئياً وتسجيلها منذ البداية

يقصد بمسح المستندات ضوئياً وتسجيلها منذ البداية بأن يتم مسح المستندات ضوئياً مباشرة عند وصولها للشركة و من ثمّ ارسالها إلكترونياً للشخص المختص فيما تتم أرشفة المستند الأصلي. في أفضل الحالات تتم معالجة العملية كاملة رقمياً، مما يؤدي لتسريع انجاز العمليات. ويمكن كذلك تسريع العملية من خلال معالجة الفواتير الواردة آلياً. حيث يمكن بفضل Doxis4 InvoiceMaster ادخال الفواتير وفحصها ومعالجتها بصورة آلية في كامل مراحلها.

مسح المستندات والسندات ضوئياً وتسجيلها في النهاية

يقصد بمسح المستندات ضوئياً وتسجيلها في النهاية بأن يتم توزيع المستندات الواردة ورقياً على الموظفين المختصيين بالوسائل التقليدية داخل الشركة، ثم تسجيلها وفي الأخير مسحها ضوئياً. وتتم عملية الأرشفة القابلة للمراجعة كخطوة أخيرة في نهاية العملية، حيث يتم توفير كامل المستندات رقمياً. ولا ينصب تركيز هذا الإجراء على تحسين أو تسريع عمليات الأعمال. 

حماية مؤكدة

قامت الشركة العالمية المرموقة ديلويت أند توش للمحاسبة والتدقيق بمنح حلول Doxis4 لادارة محتوى المؤسسات من مجموعة SER شهادة IDW PS 880. وتمنح هذه الشهادة عملاء SER الضمان بأن الأرشفة الإلكترونية تتم بصورة قابلة للمراجعة بما تتوافق مع القواعد الأساسية لنظام المحاسبة بحسب القانون وبحماية معالجة البيانات وكذلك قانون الضرائب الألماني والقانون التجاري والقواعد الأساسية للوصول للبيانات.

توجب على المحاسبين القانونيين في إطار مراجعة الحسابات الختامية لأي شركة القيام بعملية تقيّم لنظام المحاسبية التقني في الشركة المعنية. ويشير حصول أي برنامج أرشفة على شهادة IDW PS 880 بعد خضوعه للمعاينة إلى أن عملية الأرشفة الإلكترونية تتم بصورة قابلة للمراجعة.

وتقوم شركة ديلويت أند توش للمحاسبة والتدقيق بمراعاة المعايير الصارمة لمعهد للمحاسبين القانونيين (IDW). ولا تجري عملية المعاينة على برنامج حزمة Doxis4 iECM فحسب، بل أيضاً على العمليات التطويرية.

بعد أن تصدر ديلويت أند توش التقرير الفني يسمح Doxis4 بادارة المستندات والبيانات المتعلقة بالحسابات بما يتوافق مع القواعد الأساسية للمحاسبة بحسب القانون، عند استخدامه بطريقة مناسبة. وبهذه الشهادة يعتبر Doxis4 الرائد على بقية أنظمة الأرشفة الإلكترونية.

شهادة IDW PS 880: فحق منتجات البرنامج

قامت لجنة مختصة بتقنية المعلومات في شهر مارس 2010 بتعديل وتحديث وإعادة نشر المعايير الجديدة لاختبارات IDW تحت ما يعرف بـ "معاينة منتجات البرنامج (IDW PS 880)"، وركزت هذه التعديلات على تحديث وتطوير أساليب المعاينة المعنية بنظاميات اختبارات النظام عند استخدامه في مجال تقنية المعلومات،وبمراعاة منهج المعايير الموضوعة في ISAE 3000، والتي ترمز إلى "التحقق من الالتزامات لغير مراجعات المعلومات المالية التاريخية ومعايناتها". يعرض المعيار الأول (IDW RS FAIT 1) المتطلبات المعنية بتقييد الدفاتر التجارية بمساعدة نظام تقني مختص بما يتوافق مع المادة رقم 238 ورقم 239 ورقم 257 من القانون التجاري. فيما يحدّد المعيار الثالث (IDW RS FAIT 3) القواعد الأساسية لتقييد الحسابات بحسب القانون عند استخدام الأرشفة الإلكترونية. ويوضح بصورة صريحة ضرورة التزام أنظمة الأرشفة بحفظ المستندات والوثائق بما يتوافق مع القوانين التجارية.

لمعرفة المزيد حول شهادة IDW PS 880 لحزمة حلول Doxis4 iECM

الخصائص والمميزات

  • التكامل مع أنظمة تخطيط موراد المؤسسات في قسم الحسابات والقسم المالي

    يقوم Doxis4 في إطار أرشفة المستندات والسندات إلكترونياً في الأرشيف المخصص لها، سواء كانت إلكترونية أو تمت رقمنتها، بربطها مع العملية المعنية بها داخل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو داخل نظام الحسابات في قسم الحسابات والقسم المالي. وبهذا يمكن الوصول إلى المستندات والسندات سواء بنسختها الأصلية أو كصيغة بي دي اف ايه أو TIFF عند الحاجة من خلال نقرة زر على العملية المعنية في النظام المحدد. وتمثل واجهات نظام تخطيط موارد المؤسسات الشاملة الأساس الأمثل لعملية التكامل بين أرشيف المستندات الإلكتروني من Doxis4 والأنظمة المعنية، مثل واجهات نظام SAP المعتمدة.

  • إيجاد المستندات والسندات القديمة

    يتوجب ايجاد أي مستند أو سند في فترة زمنية قصيرة وكذلك إمكانية إعادة استخدامها. باعتبار هذا احد المتطلبات الأساسية للأرشفة الإلكترونية القابلة للمراجعة (بحسب منظمة صوت المعلومات VOI). ويقدم Doxis4 بدوره إمكانيات البحث عن قيم الفهرسة أو البحث عن كامل النص أو حتى الجمع بين البحثين. ويرتكز البحث الفهرسي على معايير الفهرسة أو ما يعرف بالبيانات الوصفية للمستندات والعمليات والسجلات. ويمكن تحديد قيم الفهرسة بصورة حرة أو حتى آلية من خلال نقلها من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في قسم الحسابات أو قسم ادارة المواد، كما يمكن إضافة البيانات الوصفية يدوياً، اذا دعت الحاجة. ويمكن الوصول إلى المستندات والسندات مباشرة من داخل أنظمة الحسابات أو ادارة المواد، أو عن طريق زبون الويندوز أو الويب أو الموبايل من Doxis4.

  • حفظ البيانات والسندات بصورة قابلة للقراءة فقط

    توفر خاصية الكتابة مرة واحدة والقراءة عدة مرات (WORM) الاحتياطات اللازمة على المدى الطويل، حيث لا يمكن حذف أي سند أو مستند دون رقابة أو إعادة كتابته أو تغييره. وتتيح أنظمة الحفظ المستخدمة إمكانية القراءة والاطلاع فقط. وتجدر الإشارة هنا إلى أن Doxis4 يدعم تقنيات الكتابة مرة واحدة والقراءة عدة مرات (WORM)، سواءً على الأجهزة أو البرمجيات المتداولة ويمكنه بهذا من منع أي تغيير قد يطرأ على البيانات المحفوظة لاحقاً أو حتى حذفها عن طريق الخطأ. وبالإضافة إلى تخزين النسخة الأصلية من المستند يتم على المدى الطويل كذلك استنساخ نسخ بصيغ أخرى مثل صيغ TIFF وبي دي إف أو صيغ بي دي إف إيه وحفظها على المدى الطويل بصورة قابلة للقراءة والاطلاع.

  • التوثيق بصورة قابلة للمراجعة

    تعمل خاصية سجل المراجعة المضمنة مع Doxis4 على قابلية تتبع متكاملة لجميع خطوات المعالجة على المستند الواحد. فعلى سبيل المثال يمكن أثناء عمليات مراجعة الحسابات تتبع أي تغييرات حصلت على أي مستند أو سجل أو عملية ومعرفة من قام بها ومتى بالضبط. ويتم أرشفة جميع خطوات المعالجة الموثقة بصورة قابلة للمراجعة مثلها مثل المستندات والسندات. وتحمى صلاحيات الوصول الفردية المعلومات والبيانات المخزنة في سجل المراجعة وتتأكد من إطلاع الأشخاص المعنيين فقط على هذه المعلومات.

  • حماية الوصول

    تيم حماية البيانات بواسطة تصريحات الوصول الشخصية والمصادقة الإلكترونية للمستخدمين وبواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة للاتصال بين الخادم والزبون. ويعمل مبدأ الصلاحيات الشامل من Doxis4 على التحكم بصورة منفردة على صلاحيات الوصول إلى المستندات والسندات والعمليات والسجلات سواءً للأفراد أو المجموعات أو حتى الأقسام. وتستفيد الشركات الكبرى والمؤسسات ذات الشركات الفرعية التابعة لها والمستقلة قانونياً من مجموعات المستخدم المغلقة في حفظ البيانات بصورة منفصلة بحسب الجهة المعنية بها. أثناء عمليات مراجعة الحسابات في الشركة يمكن إنشاء مساحات عمل موقتة، يمكن من خلالها الوصول إلى المستندات والسندات الرقمية. ويمكن اجراء عملية الأرشفة بصورة مشفرة للحفاظ على سرية المعلومات من العبث.

  • ادارة آجال حفظ البيانات

    يتم ادارة فترة استبقاء المستندات ومواعيد حذفها بصورة آلية مع Doxis4 وبما يضمن عدم مسح أي مستند أو سند عمداً أو حتى عن طريق الخطأ. ومن خلال حفظ المستندات والسندات في صيغ قابلة للمراجعة مثل صيغ بي دي اف وبي دي إف أيه و TIFF يمكن ضمان قابلية القراءة والاطلاع على المدى البعيد. وبالإضافة إلى تخزين وحفظ البيانات والسندات بصورة آمنة، يعمل Doxis4 على تفريغ مساحات التخزين بصورة دورية، من خلال الحذف الآلي للسندات والبيانات غير الضرورية، بشرط أن يدعم خازن برنامج الكتابة مرة والقراءة أكثر من مرة (WORM) هذه الخاصية.

Fraport AG

Fraport AG relies on Doxis4 for long-term archiving. The archive already contained 8.7 million documents with a total volume of 1.3 terabytes when the company switched to the current product generation.

Best Practice »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

اقرأ المزيد »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

اقرأ المزيد »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
Randstad Germany

Randstad, the leading employment services provider in Germany, introduced the Doxis4 archive to archive more than 27 million personnel documents from the leading SAP Folder Management system.

اقرأ المزيد »
DHL Express

Since 2010, DHL has relied on a uniform, company-wide DMS solution based on Doxis4 to create one of the largest commercial document archives in the world with the help of its partner, HP.

اقرأ المزيد »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »
SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive relies on DMS archiving solutions, a globally networked, high-availability storage infrastructure and other SER solutions to optimise its processes all over the world.

Best Practice »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »

أرشفة مستندات SAP مع Doxis4

يعتبر Doxis4 التكلمة الأفضل في جميع الشركات التي تستخدم النظام الرائد في السوق لتخطيط موارد المؤسسات من SAP سواءً في قسم الحسابات او قسم المواد أو قسم المراقبة أو قسم الموارد البشرية وغيرها، خصوصاً فيما يتعلق بالأرشفة الإلكترونية القابلة للمراجعة لمستندات وسندات SAP سواءً الواردة غير المشفرة أو الصادرة المشفرة أو قوائم الطبع. وتمثل عملية تحويل البيانات والسندات إلى صيغ ملفات بي دي إف أيه و TIFF في سياق SAP شيئاً ضرورياً لضمان الحفاظ على البيانات بصورة قابلة للقراءة والإطلاع في إطار الفترة الزمينة للحفظ المنصوص عليها. ، يمكن البحث مباشرة عن جميع المستندات والسندات من داخل SAP وعرضها وقراءتها من خلال ربط جميع المستندات والسندات الممسوحة ضوئياً أو تلك المحفوظة في SAP أو غيره من التطبيقات، مع المعاملات المعنية على SAP. ويغطي Doxis4 بصورة مرنة ومن خلال مختلف سيناريوهات الأرشفة عمليات تجميع البيانات على SAP سواءً في المراحل الأولى أو المراحل اللاحقة.

كما يعمل الأرشيف الإلكتروني من Doxis4 على رفع كفاءة الأداء للنظام عن طريق دعم قاعدة بيانات SAP من خلال حفظ بيانات SAP وأرشفتها. كما يمكن  ادراج حزمة ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4 وهياكل السجلات الإلكترونية في القوائم المضافة لـ SAP بما يدعم عمليات معالجة الفواتير داخل الشركة، وبما يمسح للموظفين المعنيين من المشاركة حتى دون الحاجة لاستخدام نظام SAP.

التفكير بأبعاد أخرى - أرشفة المستندات والسندات ليست سواء البداية

ترتكب العديد من الشركات والمؤسسات خطأ كبيراً يتمثل في إختيار أنظمة متعددة للأرشفة تختلف باختلاف أقسام الشركة أو باختلاف المهام أو باختلاف نوع المستندات، حيث يتم مثلاً التفريق بين مستندات الاوفيس ورسائل البريد الإلكتروني. وتنشأ بهذا تعقيدات كثيرة في البينية التحتية للأرشفة بالإضافة إلى التكاليف الإضافية الناتجة عن شراء أكثر من نظام وصيانتها وادارتها. كما يؤدي هذا أيضاً إلى عمليات أعمال غير مترابطة ببعضها البعض وعدم القدرة على فتح بعض صيغ الملفات، مما يسبب ضياع المعلومات.

وهنا يقدم نظام ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4 الحل الأمثل من خلال برنامج الأرشفة الشامل لكامل الشركة. حلول تتوافق مع متطلبات الشركات. سواءً من خلال البدء ببرنامج الأرشفة أولاً داخل أقسام معينة في الشركة ومن ثم توسيعه على باقي الأقسام أو حتى من خلال ادراج برنامج الأرشفة في كامل أقسام الشركة مباشرةً منذ البداية: حيث يقدم Doxis4 بنية تحتية موّحدة للأرشفة لكامل الصيغ وبما يضم عمليات الأعمال المدمجة بصورة مترابطة ويتكامل مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في الشركة بصورة منسجمة.

لمعرفة المزيد حول الأرشفة الإلكترونية من Doxis4

النسخ الإحتياطي مقابل الأرشفة

يتم دائماً الخلط بين مصطلح الأرشفة ومصطلح النسخ الإحتياطي باعتبارهما مترادفان.
لكنهم في الأساس يختلفان عن بعضها البعض كثيراً خصوصاً في النقاط الأساسية (المصدر ويكيبيديا):

النسخ الإحتياطي

يعني النسخ الاحتياطي، أو كما يعرف بـ"باك اب" في اللغة الإنجليزية، هو عبارة عن نسخ البيانات بهدف أستردادها في حال ضياع النسخة الأصلية من البيانات بأي شكل. وتسمى البيانات المخزنة على وسيط الحفظ في هذه الحالة بالنسخة الاحتياطية. فيما تسمى عملية استعادة البيانات الأصلية من النسخة الإحتياطية بعملية الاسترداد أو الاسترجاع للبيانات. ويتم استخدم النسخ الإحتياطي على سبيل المثال في قواعد البيانات وسجلات المعلومات، حيث يتم استخدامه بصورة تكميلية لحفظ قاعدة البيانات الوصفية في حزمة ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4.

الأرشفة

تعني الأرشفة الإلكترونية بحفظ المعلومات الإلكترونية بصورة غير قابلة للتغيير وعلى المدى الطويل تحت سياق ادارة محتوى المؤسسات. ويتم استخدام أنظمة أرشفة معينة لتنفيذ عمليات الأرشفة الإلكترونية. ويضم مصطلح الأرشفة الإلكترونية العديد من العناصر المختلفة داخل إطار ادارة محتوى المؤسسات، منها ادارة السجلات وتخزين البيانات والاحتفاظ بالمعلومات، والتي قد تستخدم بصورة منفصلة عن بعضها البعض. بشكل عام تحرص الأرشفة الإلكترونية على حفظ البيانات والمستندات الحساسة داخل الشركة وتخزينها على المدى البعيد بصورة قابلة للمراجعة.

لمحة عامة حول أرشفة المستندات والسندات من Doxis4

الأرشفة الإلكترونية للمستندات والسندات

  • أرشفة المستندات والبيانات سواءً المشفرة أو غير المشفرة منها
  • معايير فهرسة قابلة للتحديد والنقل بصورة آلية من داخل الأنظمة الحسابات وتخطيط موارد المؤسسات أو إضافتها يدوياً في أي وقت
  • فهرسة كامل النص لجميع المستندات والسندات
  • ادارة موحدة للبيانات الوصفية في قاعدة البيانات الإرتباطية
  • خيارات متنوعة للبحث في كامل محتوى البيانات
  • ادارة شاملة لآجال الحفظ ومواعيد الحذف
  • تحويل مساحات التخزين من ملموسة إلى افتراضية

مراقبة الالتزام وحماية البيانات

  • أرشفة إلكترونية معتمدة قابلة للمراجعة بحسب شهادة IDW PS 880
  • تخزين البيانات في ضيغ قابلة للحفظ على المدى البعيد، مثل بي دي إف أيه أو TIFF
  • برنامج حماية ضد الكتابة مدعوم بخاصية الكتابة مرة واحدة والقراءة أكثر من مرة (WORM)
  • تشفير مكونات المعلومات على الخادم
  • تواصل آمن بين الخادم والزبون بواسطة بروتوكول طبقة المنافذ الآمنة

الواجهات

  • دعم مختلف أنظمة التخزين المعروفةNetApp SnapLock و EMC VNX FLR,Centera und ISILON و IBM TSM, Hitachi HCP و HP ICAS و Doxis4 SafeLock وغيرها
  • واجهات شاملة لمختلف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وأنظمة الحسابات المالية
  • واجهات معتمدة لنظام SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

للاستفسارات حول أرشفة المستندات وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول أرشفة المستندات وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact