www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

انجاز المهام والاجراءات المخصصة

ادارة المهام من Doxis4

ادارة المهام والحالات

تحدد المهام الحالية والمرتكزة على الخبرة إجمالي العمل اليومي. وقد تنبأت مؤسسة جارتنر للأبحاث، أنه بحلول عام 2017 ستكون نسبة 70% من نماذج العمليات قائمة "قصداً على عمليات غير مستقرة". مثل هذه المهام تعتمد على الحالة الفردية لكل مهمة وتتطلب بهذا خبرة الموظف المختص ومعرفته، ولهذا يصعب تحديدها مسبقاً. ويتطلب الأمر لانجاز هذه المهام العمل التعاوني مع الزملاء والشركاء، حيث يتم في الغالب استخدام أنظمة برمجيات تعاونية مثل مايكروسوفت اوتلوك أو لوتس دومينو أو نوتس إي بي إم أو غيرها. ولا يتم مراعاة جوانب ادارة المستندات، أو حتى الرسائل الإلكترونية وعمليات سير العمل، ويتوجب على المستخدمين ادارة سيل المعلومات بأنفسهم. وتكون النتيجة بالتالي اجراءات عمل غير منظمة تمت دون شفافية وانتجت اصدارات عديدة ومختلفة للمستند الواحد، مما يعرقل فعالية العمل ويؤثر سلباً على مراقبة الالتزام.

وهنا تنبع أهمية تطبيق ادارة المهام Doxis4 Task Management. مع تطبيق Doxis4 Task Management يمكن التخطيط للمهام كاجراءات مخصّصة أو حالية وتحديد المواعيد والأولويات والموظفين المختصين بالمهام.

تحكم على نمط آلية أجايل مع Doxis4 Task Management

تلعب المرونة الضرورية ومنهجية معالجة المهام بحسب حالة كل منها دوراً جوهرياً لقبول أي نظام مختص بادارة عمليات سير العمل. ولا تعني المرونة هنا اجراء العمليات والمهام دون القدرة على تتبعها وفهم مراحل تنفيذها. في الوقت الراهن يتم التحكم بالكثير من الاجراءات عن طريق الرسائل الإلكترونية وتعتبر المرونة لهذا عنصراً مهماً. وبالرغم من هذا توجد العديد من التساؤلات البسيطة، التي تحتاج إلى إجابة عليها، مثل:

  • ماهي المهمة التي لا تزال تحت المعالجة، ومن هو المختص عليها في هذه المرحلة؟
  • ماهي المواعيد النهائية لتنفيذ كل مهمة داخل العملية الواحدة؟
  • ماهي المهام التي تجاوزت الموعد النهائي لها؟
  • ماهو عدد العمليات التي لا تزال في طوّر المعالجة وماهو نوعها؟
  • وغيرها الكثير.

فحتى أثناء تنفيذ عمليات سير العمل المخصصة بحسب "التصميم من خلال العمل"، يجب أن يكون من الممكن تتبع خطوات العمل. وهذا ما نسميه "مرونة العمل دون فقدان التحكم"

يمكن تجزئة المهام، بحسب الحاجة والرغبة، إلى مهام أصغر مع خيار تبعية المهام فيما بينها، ودون الحاجة إلى معرفة مسبقة بأصول منهج التخطيط لعمليات الأعمال أو غيرها.

ويمكن تحديد المهام والتحكم بها إما بالتسلسل أو بالتوازي أو بالتبعية بكل سهولة ووضوح. ويمكن عرض حالة كل مهمة داخل كل عملية على حدة بصورة واضحة. ويتم تسجل القرارات وتتبعها.

من العمليات المتشابهة إلى ادارة العمليات

ويمكن الاستفادة من العمليات المنشئة أو المنفذة كأساس للعمليات الجديدة، حيث يتم ضبط المهام كقوالب في العملية الجديدة وتهيئتها. هكذا تعمل منهجية "التصميم من خلال العمل" وبهذا تفتح المجال لجمع هذه الخبرات داخل نموذج عمل معمّم.

وهذه هي الخطوات الأولى في طريق أتمتة المهام كي تعمل ادارة العمليات ضمن إطار نموذج مخصص لها. وبفضل Doxis4 يمكن الوصول إلى هذه الخطوة دون أي عراقيل من خلال التعاون بين Doxis4 Task Management وDoxis4 Process Management

ففي الغالب يدعم البرنامج الاعتيادي لادارة عمليات الأعمال العمليات القياسية والمهيئة من خلال منصّتين تقنيتين مختلفتين. ولاحقاً لا يمكن لمشغل ادارة عمليات الأعمال الكلاسيكية والقائمة على النماذج من تبنى منهجية العمليات المهيئة بحسب كل حالة على حدة.

وحده تطبيق ادارة عمليات الأعمال الذي يجمع بين أسلوب العمل المعني بالعمليات المهيكلة وبالعمليات المهيئة يمكنه التخلص من تعقيدات عملية معالجة العمليات على أرض الواقع. فيما يلبي Doxis4 Task Management الجديد جميع المتطلبات: مرونة العمل وقابلية التحكم - "مرونة العمل دون فقدان التحكم".

لمعرفة المزيد حول ادارة المهام من Doxi4

الفوائد

  • تخطيط مريح للمهام داخل العملية الواحدة، المخصّصة والحالية
  • عرض متوافر على مدار الساعة وقابلية تتبع واضحة
  • إعادة تدوير المعرفة العملية في معالجة العمليات
  • العمليات القياسية والمهيئة من منصّة تقنية واحدة
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
Dürr Dental AG

Dürr Dental has automated the processing of delivery notes and incoming invoices and has integrated the Doxis4 solution with the leading IFS ERP system.

اقرأ المزيد »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »

الخصائص والمميزات

  • عمليات سير العمل المخصّصة - التصميم من خلال العمل

    مع تطبيق Doxis4 Task Management يمكن التخطيط للمهام كاجراءات مخصّصة أو حالية وتحديد المواعيد والأولويات والموظفين المختصين بالمهام. يمكن تجزئة المهام، بحسب الحاجة والرغبة، إلى مهام أصغر مع اختيار تبعية المهام فيما بينها، ودون الحاجة إلى معرفة مسبقة بأصول منهج التخطيط لعمليات الأعمال أو غيرها. ويمكن تحديد المهام والتحكم بها إما بالتسلسل أو بالتوازي أو بالتبعية بكل سهولة ووضوح من خلال مخططات جانت. ويمكن الاستفادة من العمليات المنشئة أو المنفذة كأساس للعمليات الجديدة، حيث يتم ضبط المهام في العمليات السابقة كقوالب للعمليات الجديدة وتهيئتها. ويمكن القول هنا أن كل عملية تمتلك بهذا نموذج عملية خاص بها، حتى لو كان هذا النموذج متعلق بتجزئة المهام داخل العملية المعنية. هكذا تتم منهجية "التصميم من خلال العمل"!

  • قابلية الاستخدام

    تلعب قابلية الاستخدام دوراً أساسياً في قبول أي تطبيق والإستفادة من العمليات المضمنة سواءً المحددة مسبقاً أو المخصصة. وقد تم الوضع في عين الإعتبارعند تطوير Doxis4 BPM تصميم واجهة مستخدم ذات بيئة مألوفة مثل تلك المعروفة في تطبيق مايكروسوفت أوتلوك، بما يسهل على المستخدم التأقلم مع الواجهة الجديدة ويعجل مهارة الاستخدام.

  • خرائط الاجراءات وسلات المهام

    سلات المهام في Doxis4 هي عبارة عن محفظة متداولة إلكترونية تتضمن العمليات والمهام الموضوعة قيد المعالجة وحالتها الراهنة والمعلومات الوصفية المهمة وغيرها. ويمكن من خلال عامل التصنيف المحدّد مسبقاً معرفة عدد المهام مسبقاً والوصول بسرعة إلى المهام المفتوحة أو المنجزة أو المخطط لها. وتوجد هناك سلات مهام شخصية أو سلات مهام جماعية. ويمكن للعمليات أن تخصص وترسل إلى سلات مهام مختلفة، حتى بصورة آلية، مثلاً في حالة وجود وضع الإنابة للشخص المختص. وبفضل خاصية اشعارات التذكير وإشعارات البريد الإلكتروني النشطة لا يمكن تجاهل إحدى المهام أو نسيانها.

  • الاستفادة الدائمة من الخبرة الناتجة من معالجة العمليات

    ومن أهم الخصائص التي يتميز بها Doxis4 BPM إمكانية الإستفادة الدائمة مع الخبرة الناتجة من معالجة العمليات. ففي حال تكرار إحدى العمليات المخصصة والمخطط لها في Doxis4 Task Management، يمكن بكل سهولة وبسرعة تقنيينها كعملية قياسية أو اعادة استخدامها في العمليات المشابة من خلال خاصية "النسخ واللصق". وبهذا تصبح الخبرة الناتجة من معالحة العمليات قابلة لإعادة الاستخدام، كذلك من قبل الزملاء الأخرين.

  • مرونة الأداء وقابلية التتبع

    تلعب المرونة الضرورية ومنهجية معالجة المهام بحسب حالة كل منها دوراً جوهرياً لقبول أي نظام مختص بادارة عمليات سير العمل. ولكن يجب مراعاة ألا تؤثر هذه المرونة سلباً على قابلية تتبع العمليات. يقوم Doxis4 BPM بتوثيق جميع الأنشطة والمعلومات المأخوذة بعين الإعتبار وكذلك تاريخ الوصول إلى البيانات، ويقدم بهذا إجابة على السؤال: "ماهي المهمة التي لا تزال تحت المعالجة، ومن هو المختص عليها في هذه المرحلة؟". ويضمن التطبيق بهذا قابلية تتبع المهام والعمليات والحفاظ على معايير مراقبة الالتزام طوال الوقت. فالعمليات غير المرتب لها والتي لا تتمتع بالشفافية ولا باصدارات مختلفة للمستند الواحد تنشأ دائماً وكما هو الحال عليه في الغالب من خلال توجيه إحدى المهام بالبريد الإلكتروني لشخص معين لإتمامها، ويؤدي هذا إلى تقليص كفاءة الأداء ومنع مراقبة الالتزام.

  • منصّة واحدة لادارة عمليات الأعمال القياسية والمهيئة

    يوفر Doxis4 BPM حلول عمليات الأعمال القياسية والمهيئة في برنامج واحد فريد، مما يسهل على المؤسسات والشركات معالجة عملياتها بغض النظر عن ماهيتها. وبفضل المنصّة التقنية الموحّدة يمكن الربط بين العمليات القياسية والعمليات المهيئة في عملية واحدة. فعند وجود أحد نماذج العمليات التي لا يمكن أو لا ينبغي تحديدها مسبقاً، يمكن إتمامها على هيئة عملية مخصصة. فعلى سبيل المثال عند إنشاء عطاء تقني معقّد، ترتب عليه مهام مختلفة يقوم على انجازها خبراء مختلفين، كل بحسب الحالة الخاصة بالعطاء ونوعية المهام المطلوبة، تبقى عملية توزيع المهام هنا مرنة بحسب الحاجة. إلا أن عملية الفحص الرسمية والقانونية وعملية إطلاق العطاء ستكون محددة مسبقاً بصورة ثابتة طوال خطوات العملية.

مضمن كلياً في منصّة Doxis4 iECM

سابقاً كانت كل من حلول ادارة محتوى المؤسسات وادارة عمليات الأعمال تمثل نظم برامج منفصلة عن بعضها البعض وكانت عملية التكامل فيما بينها صعبة ومعقدة من خلال برمجيات وسيطة أو مدخل طبقي. ويحقق Doxis4 BPM الرؤية المثالية المتمثلة بتوفير كافة المعلومات والخدمات المتعلقة بادارة محتوى المؤسسات وادارة عمليات الأعمال من منصّة خدمية واحدة ومتجانسة ذات نواة مشتركة لادارة البيانات الوصفية. وتعتبر منصّة Doxis4 الأساس لمستودع المحتوى المعني بالأرشفة الإلكترونية و ادارة المستندات والسجلات الإلكترونية والتعاون وكذلك ادارة المهام والعمليات. ويمكن ربط الحلول المختلفة ببعضها البعض أو حتى فصلها عن بعضها البعض، بحسب الرغبة. مما يعني عدم الحاجة بين أحد الأنظمة، بل يمكن الحصول على حلول ادارة محتوى المؤسسات مع ادارة عمليات الأعمال في نفس النظام.

لمعرفة المزيد حول ادارة عمليات الأعمال المدمجة مع ادارة محتوى المؤسسات

الفوائد

  • ادارة موّحدة للبيانات الوصفية
  • قابلية شاملة لمجموعات المستخدمين المغلقة والتعامل مع اليونيكود
  • استخدام موّحد للخدمات مثل الأنشطة الآلية والاشعارات
  • ادارة متكاملة لحسابات المستخدمين وحقوق الوصول

لمحة عامة حول ادارة المهام من Doxis4

العمليات والمهام المخصصة

  • التخطيط للمهام داخل العملية الواحدة بحسب الحالة والاختصاص
  • تحديد مواعيد المهام وأولوياتها والشخص المسؤول عليها
  • تقسيم المهام إلى مهام أصغر، بحسب الحاجة
  • تحديد تبعية المهام فيما بينها بصورة اختيارية، إما بالتسلسل أو بالتوازي أو بالتبعية
  • البحث عن المهام بحسب مواعيدها أو الشخص المسؤول عليها
  • عرض جميع المهام وحالتها الراهنة
  • تحديد القرارات المخصصة للمهام وتسجيلها
  • عرض كامل للمهام وقابلية تتبعها في أي وقت

حلول ادارة عمليات الأعمال المتكاملة مع حلول ادارة محتوى المؤسسات

  • حرية الإختيار بين ادارة عمليات الأعمال المرتبطة بالمحتوى أو ادارة محتوى المؤسسات المرتبطة بالعمليات
  • المستندات والعمليات كمكونات معلوماتية
  • بحث موّحد للمستندات والسجلات والمهام والعمليات من خلال خدمة البحث من Doxis4
  • خاصية موّحدة لادارج التعليقات
  • خدمة موّحدة لتلقي الاشعارات & خدمة الاشتراك
  • ادارة موّحدة لحسابات المستخدمين وحقوق الوصول
  • تهيئة موّحدة للنظام
  • نقل موّحد لحزمة التطبيقات
  • وكلاء برمجيون مشتركون

للاستفسارات حول ادارة المهام وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول ادارة المهام وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact