www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

ادارة عمليات الأعمال من Doxis4

عند أتمتة عملية بعينها يجب التفكير ملياً في حكمة هذه الخطوة وفرص نجاحها، بما يضمن تحقيق أعلى معدل ممكن من الفعالية عند إنجاز الأعمال المكتبية. فمن شروط نجاح عملية الأتمتة أن يكون تسلسل الأعمال الروتينية بنفس الصورة والترتيب دائماً، ومن الأمثلة على مثل هذه الأعمال الدورية هي عملية مراجعة الفواتير وتحريرها. ويجب الأخذ في عين الإعتبار أن تحديد نماذج بعض العمليات بصورة محصورة أمر غير ممكن، نظراً لوجود عمليات تستلزم اتخاذ قرارات من قبل الأشخاص المعنيين، بحكم خبرتهم ومعرفتهم وبمما يمكنهم من تقييم العمليات وإعطاء التعليمات بحسب الحاجة، فالمعرفة والخبرة أساسيات هنا، لاتخاذ القرارات الصائبة. فعملية الأتمتة تكون في الغالب عديمة المرونة ومعقّدة ولا تعكس تعقيدات الواقع. فهناك حالات معينة تستدعي اتخاذ قرارات منفصلة، مثلاً في ادارة الشكاوي أو عند معالجة حالات الضرر أو عند اجراءات اختيار المتقدمين على وظيفة. ففي مثل هذه الحالات فإن إجبار الموظفين المختصيين على الالتزام بنماذج العملية كما هي لا يعتبر الخيار الأنسب بل قد يعيق الوصول إلى النتيجة المطلوبة.

لهذا فإنه من الضروري إيجاد نموذج عمليات أخر للأتمتة لا يركز على العملية بحد ذاتها فحسب، بل يضع كل حالة على حدة في الحسبان مع تحديد هدف لكل منها. والحالة هنا تنطبق على العميل أو المشروع أو العقد أو حتى الشكوى.

ادارة قياسية وادارة مهيئة لعمليات الأعمال

للتمييز بين الحالات المختلفة تفصل ادارة عمليات الأعمال بين الادارة القياسية والادارة المهيئة لعمليات الأعمال. ويمكن مشاهدة المجالين المختلفين لادارة عمليات الأعمال في التطبيقات العملية للشركات على حدٍ سواء. تختص الادارة القياسية لعمليات الأعمال والمعروفة باسم سير عمل الإنتاج بالعمليات المختصة بالاجراءات المحددة مسبقاً، فيما تقوم الادارة المهيئة والمعروفة باسم ادارة الحالات المهيئة أو عمليات سير العمل المخصصة أو تطبيقات الأعمال الذكية (بحسب فورستر) بدعم العاملين الخبراء والمختصين بمعالجة الحالات المعنية. هذا التمييز مذكور كذلك في التعريف الموضوع من قبل اللجنة الأوروبية لادارة عمليات الأعمال (EABPM): "ادارة عمليات الأعمال هي نهج نظامي لإنشاء العمليات الآلية وغير الآلية وتشكيلها وتنفيذها وتوثيقها وقياسها ومراقبتها والتحكم بها ومن خلالها تحقيق الأهداف المحددة ضمن إطار استراتيجية الشركة أو المؤسسة بصورة مستدامة. وتتبنى ادارة عمليات الأعمال التعريف الواعي والشامل المدعوم بالتقنية المعلوماتية بصورة متزايدة، وكذلك التطوير والابداع والصيانة للعمليات النهائية."

لهذا ينبغى على المؤسسات والشركات عند اختيار حلول ادارة عمليات الأعمال في المستقبل مراعاة اختيار برنامج يجمع بين هذين المجالين. مثل تطبيق Doxis4 BPM! من الناحية النظرية يتم الحديث عن الادارة القياسية والادارة المهيئة لعمليات الأعمال، من الناحية العملية تجمع حلولنا المجالين تحت اسم ادارة المهام وادارة العمليات بصورة موّحدة داخل حلول حزمة Doxis4 iECM.

ادارة عمليات الأعمال كجزء من حزمة Doxis4 iECM المتجانسة

يعتبر تطبيق Doxis4 BPM نظام مطوّر بصورة حديثة ومبتكرة لادارة عمليات الأعمال وجزء من حزمة ادارة محتوى المؤسسات Doxis4. بفضل البنية الهندسية الخدمية والمتجانسة وبالارتكاز على منصّة ادارة محتوى المؤسسات المشتركة مع Doxis4 CSB تتمتع المستندات والسجلات والاجراءات والمهام ببيانات وصفية متطابقة من خلال نظام ادارة قاعدة بيانات ترابطية وخدمات أساسية مشتركة، مثل الحماية والنسخ المتماثل والنقل وغيرها. ومن داخل الزبون الواحد يمكن ادارة الأرشيف الإلكتروني واستخدامه وكذلك ادارة المستندات وادارة المهام وادارة عمليات الأعمال. بحيث تعمل المستندات والسجلات والاجراءات والمهام مع بعضها البعض وتترابط فيما بينها، فعلى سبيل المثال تعتبر المستندات والاجراءات جزءً من السجلات. وبالمقابل يمكن البدء بالاجراءات والمهام من داخل السجلات.

يختلف Doxis4 BPM عن البرمجيات الوسيطة والأنظمة المرتكزة على الادماج لادارة عمليات الأعمال الأخرى كونها تجمع بين حلول"ادارة محتوى المؤسسات وادارة عمليات الأعمال المتكاملة". حيث لا يستلزم الأمر إضافة بنية هندسية خدمية جديدة من أجل دمج بنية التطبيق المختص بادارة عمليات الأعمال، على عكس الأنظمة المرتكزة على البرمجيات الوسيطة. ويخدم تطبيق Doxis4 BPM مختلف أقسام الشركة، ابتداءً بقسم التطوير وقسم الادارة مروراً بالاقسام المختصة وانتهاءً بالقسم التقني، في تصميم عمليات الأعمال والمستندات المتعلقة بها سواءً القياسية أو المختصة بحسب الحاجة وبصورة مستقلة وكذلك ادارتها وتحسينها وتنفيذها. ويمكن استخدام تطبيق Doxis4 BPM في مختلف الوحدات التنظيمية في الشركة وكامل اقسامها وفروعها بغض النظر عن مكان التواجد. ومن الأمثلة البارزة والمعروفة لاستخدامات التطبيق داخل إحدى وحدات الشركة هي عملية مراجعة الفواتير وتحريرها بمساعدة ادارة عمليات الأعمال. فعلى سبيل المثال يمكن استخدام سير العمل في كامل الشركة لمعالجة العقود.

حرية المجال للتصرف بفضل ادارة عمليات الأعمال من Doxis4

لا يتقصر دور Doxis4 BPM على العمليات القياسية تحت مبدأ العمل وفقاً للتصميم من خط سير العمل المحدّد ضمن البرنامج. فغالبية العمليات المقامة لمعالجة المهام تعتبر عمليات غير مهيكلة كلياً تحت مبدأ "التصميم من خلال العمل"، أو مهيكلة جزئياً. وهنا يطلق عليها ادارة الحالات (Case Management). فعند ادارة الحالات يتحمل الموظفون مسؤولية أكبر ويتمتعون بحرية المجال للتصرف، مما يمنحهم دافعاً أفضل ينعكس بالإيجاب على العمل. مع الاخذ في عين الإعتبار أنه لا يمكن التنبؤ بمجرى مثل هذه العمليات ونتيجتها مسبقاً. فبحسب خبرة الموظف المسؤول يمكنه تحدد الخطوات التالية وكذلك الموظفين المعنيين بمعالجة الحالة.

فالغالب تحتاج الشركات لزمن معين كي تتمكن من تحديد نوع العمليات سواءً كانت قياسية أو غير قياسية. فمن خلال التجربة العملية والملاحظة الدقيقة يمكن التعرف على سير العمليات المتكررة. وهنا يمكن ادراج العمليات المخصصة سواءً المخطط لها أو المنفذة ضمن إطار العمليات القياسية مع Doxis4 BPM. يجمع Doxis4 بين المجالين ويسمح بتكوين نماذج متعددة وموضّحة، كما يوفر مجالاً موحداً للربط بين "وقت التشغيل" و"وقت البناء".

لمعرفة المزيد حول ادارة عمليات الأعمال من Doxi4

الفوائد

  • حلول ادارة محتوى المؤسسات وادارة عمليات الأعمال المتكاملة
  • أسلوب العمل الروتيني (الأتمتة) وأسلوب العمل المعرفي (العمليات المخصصة)
  • تقليص زمن المعالجة وزمن الإنتاج
  • شفافية أفضل لاتمام عمليات الأعمال
  • مستوى خدمي عالي
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

اقرأ المزيد »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

اقرأ المزيد »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

اقرأ المزيد »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

اقرأ المزيد »
Dürr Dental AG

Dürr Dental has automated the processing of delivery notes and incoming invoices and has integrated the Doxis4 solution with the leading IFS ERP system.

اقرأ المزيد »
DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH

It’s DEGES’ responsibility to plan traffic routes economically, to steer projects cost-consciously, to streamline construction measures, and much more.

اقرأ المزيد »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

اقرأ المزيد »

ادارة عمليات الأعمال وادارة المهام من Doxis4

تدعم حزمة Doxis4 iECM من خلال "حلول ادارة محتوى المؤسسات وادارة عمليات الأعمال المتكاملة" عمليات الأعمال المهيكلة وغير المهيكلة على حدٍ سواء. فمن خلال Doxis4 BPM يمكن تقنين العمليات المهيكلة وأتمتتها، أما العمليات غير المهيلكة التي لا يمكن تحديد هدفها والمشاركين فيها، فيمكن معالجتها بصورة تلقائية ومخصصة مع تطبيق Doxis4 Task Management. ويمكن بعد التجربة العملية تحويل عمليات سير العمل المخصّص إلى عمليات قياسية. ولتوضيح الفروق الأساسية بين ادارة المهام وادارة العمليات من Doxis4، إليكم مميزات كل تطبيق:

Business Process Management mit Doxis4

ادارة المهام

"التصميم من خلال العمل" شعار عمليات سير العمل المخصصة

  • مهام واجراءات مخصصّة بادارة حالية
  • تنفيذ الاجراءات بدون نموذج عمليات
  • تخطيط مخصّص للمهام
  • تبسيط المهام من خلال ضبطها كمهام أصغر
  • قوالب معادة الاستخدام
  • سهولة البحث عن المهام: قوائم المهام معروضة في سلات المهام وداخل الاجراءات
  • دعم الاجراءات على شاكلة مخططات المستندات / محافظ المستندات الرئيسية
  • تحديد القرارات وتدوينها

لمعرفة المزيد حول المهام والاجراءات المخصصة مع Doxis4 »

ادارة عمليات الأعمال

شعار نموذج العمل "العمل وفقاً للتصميم"

  • تحديد نماذج العمليات وتنفيذها
  • مشغل عمليات ثنائي: "مخططات الحالات" و "رسومات التبعية" حول تبعية المهام فيما بينها، مثلاً عند ادارة المشروع / مخططات جانت
  • دعم الأنشطة الآلية
  • الجمع بين المهام المنفّذة وفقاً للنموذج والمهام المخصصّة من خلال تعديلها

لمعرفة المزيد حول عمليات الأعمال الآلية من Doxis4 »

عمليات سير العمل المخصصة بالمقارنة مع عمليات سير العمل القياسية

يمتلك مصطلح ادارة عمليات الأعمال العديد من المرادفات التي تؤدي المعنى نفسه، منها مثلاً: عمليات سير العمل، ادارة عمليات الأعمال، معالجة العمليات وكذلك ادارة اجراءات العمل. وتفرق ادارة عمليات الأعمال بين عمليات سير العمل القياسية وغير القياسية. كما يتم التفريق أيضاً داخل العمليات غير المهيكلة بين ادارة الحالات المهيئة لادارة الحالات وبين ادارة المهام المعنية بالعمليات المخصّصة. وهنا عرض لهذه الفروقات.

عمليات سير العمل المخصّصة

  • التصميم من خلال العمل
  • معالجة حالية
  • لا يمكن التنبؤ بمجرى العمليات ونتيجتها
  • غير قابلة للأتمتة
  • لاجراء الأنشطة يجب اتخاذ القرار من قبل الموظف المختص 

عمليات سير العمل القياسية

  • العمل وفقاً للتصميم
  • معالجة دورية
  • عمليات منظمة يمكن التخطيط لها
  • قابلة للأتمتة
  • تبعية الأنشطة فيما بينها

للاستفسارات حول ادارة عمليات الأعمال وحلول Doxis4

يسرنا تقديم المشورة لكم شخصياً حول ادارة عمليات الأعمال وحلول ادارة محتوى المؤسسات من Doxis4. يمكنكم التواصل معنا من خلال نموذج التواصل الإلكتروني، وسيسرنا الرد على جميع استفساراتكم، وفي حال الرغبة يمكن تحديد موعد لعرض نظام Doxis4 بصورة مباشرة.

تواصلكم معنا يسرنا.

 

Contact